ماده۵۰آیین‌نامه نحوه تشکیل مجامع عمومی (موضوع تبصره ۳ ماده ۳۳ قانون بخش تعاونی)مصوب ۱۳۵۰ · ماده ۵۰ از ۵۱

چنانچه در مورد مجمعی، دعوایی در مراجع قضایی یا شکایتی در وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی مطرح باشد و زمان نگهداری اسناد موضوع بند ۳ منقضی شده باشد، حفظ آنها تا اخذ تصمیم نهایی مرجع مربوطه ضروری است.

کلیه اسناد و مدارک مربوط به برگزاری مجمع عمومی الکترونیکی، اعم از فایل‌های صوتی، تصویری، نتیجه آراء و… در سرور سامانه به گونه‌ای ثبت و نگهداری خواهد شد که در هر زمان که مقام‌های مجاز قانونی، نیاز به دسترسی آنها داشتند؛ با حفظ محرمانه و مخفی بودن رأی اعضاء، امکان فراخوانی آن وجود داشته باشد.

مسئولیت صحت اطلاعات بارگذاری شده در سامانه، پشتیبانی و نظارت بر عملکرد فنی سامانه و پیگیری رفع مشکلات فنی سامانه در زمان برگزاری مجمع با مقامات دعوت‌کننده قانونی خواهد بود.

مسئولیت نظارت بر محتوی اطلاعات بارگذاری شده در سامانه و تطبیق آن با نسخه اصلی، انتقال و طرح سؤالات مطرح شده توسط حضار الکترونیکی و نظارت بر پاسخگویی به سؤالات مزبور و اعلام هر گونه تغییرات در گزینه‌های پیشنهادی اولیه هیئت‌مدیره ناشی از نتیجه مباحثات مجمع در سامانه بر عهده هیئت رئیسه مجمع خواهد بود.

در صورتی که شرکت تعاونی یا اتحادیه مشمول نظارت انجمن مرکزی نظارت برانتخابات تعاونی‌ها و اتاق‌های تعاون یا نهاد ناظر دیگری مثل سازمان بورس و اوراق بهادار باشد؛ باید تأییدیه‌های نهاد( نهادهای) ناظر به همراه لیست داوطلبین سمت‌های هیئت‌مدیره و بازرس/ بازرسان در سامانه منتشر شود. مسئولیت تطابق مجوزهای صادر شده با مشخصات نامزدها بر عهده هیئت رئیسه مجمع خواهد بود.

در صورتی که سامانه در حین یا تاریخ برگزاری مجمع عمومی دچار اختلال موثر در تصمیم‌گیری گردد؛ مقام دعوت‌کننده مکلف است به محض وقوع، نسبت به اطلاع‌رسانی مقتضی به اعضاء و وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی و پشتیبان سامانه اقدام نماید. در این‌گونه موارد با توجه به اهمّیت مجمع عمومی در صورت بروز اخلال در حین برگزاری مجمع عمومی، تصمیم‌گیری با هیئت رئیسه و در صورت بروز اخلال قبل از برگزاری مجمع با مقام دعوت‌کننده خواهد بود.