آیین‌نامه نحوه تشکیل مجامع عمومی (موضوع تبصره ۳ ماده ۳۳ قانون بخش تعاونی)

مجامع عمومی شرکت ‌ های تعاونی فرا استانی و یا شرکت‌هایی که تعداد اعضاء آنها افزون بر پانصد عضو بوده و در مناطق مختلف کشور پراکنده می‌باشند، می‌توانند به‌ صورت دو مرحله‌ای برگزار گردند و در این‌صورت تابع مقررات «دستورالعمل نحوۀ تشکیل مجامع عمومی دو مرحله‌ای» موضوع تبصره (۲) ماده (۳۳) قانون بخش تعاونی خواهند بود.

برگزاری مجامع عمومی شرکت‌ها و اتحادیه‌های تعاونی در مواردی که انتخاب تمام یا هریک از اعضای هیئت‌مدیره یا بازرسان در دستور جلسه مجمع است و شرکت یا اتحادیه تعاونی مشمولِ دستورالعملِ موضوع تبصره ماده ۶۸ اصلاحی قانون بخش تعاونی تشخیص و اعلام می‌شود با رعایت دستورالعملِ نحوه نظارت بر انتخابات تعاونی‌ها و اتاق‌های تعاون موضوع ماده ۶۸ اصلاحی قانون بخش تعاونی اقتصاد جمهوری اسلامی ایران با اصلاحات و الحاقات بعدی خواهد بود.»

منظور از شرکت‌ها و اتحادیه‌های تعاونی در این ماده و تبصره‌های آن، شرکت‌ها و اتحادیه‌های تعاونی ثبت شده و یا در شرف تأسیس می‌باشد.

هر یک از انواع مجامع عمومی را می ‌ توان به صورت حضوری و یا الکترونیکی برگزار ‌کرد. با فراهم شدن زیرساخت لازم در سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی اولین مجمع عمومی را نیز می‌توان به صورت الکترونیکی برگزار نمود.

مجمع عمومی حضوری، مجمعی است که حضور اعضاء در آن، به صورت فیزیکی است و رأی‌گیری نیز به صورت کتبی و یا قیام و قعود برابر مقررات این آیین‌نامه اعمال می‌گردد.

مجمع عمومی الکترونیکی مجمعی است که حضور اعضاء در آن، به صورت الکترونیکی بوده لکن حضور فیزیکی اعضاء هیأت رئیسه در مکانی که در آگهی دعوت قید شده الزامی است. رأی ‌گیری از تمامی اعضاء به صورت الکترونیکی انجام می‌گیرد.

حذف شده است.

شرکت‌ها و اتحادیه‌های تعاونی برای برگزاری مجامع عمومی الکترونیکی باید از طریق سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی کشور اقدام نمایند.

اولین مجمع عمومی عادی در نوبت اول با حضور اکثریت اعضاء تعاونی یا نمایندگان تام الاختیار آنان رسمیت می‌یابد. در صورت عدم حصول نصاب مذکور، در نوبت دوم با حضور هر تعداد از اعضاء رسمیت خواهد داشت. در صورتی که در مجمع عمومی نوبت دوم حد نصاب حاصل نشد، هیأت مؤسس موظف است عدم تشکیل تعاونی را اعلام نموده و مبالغ پرداخت شده توسط متقاضیان عضویت در تعاونی را به آنان مسترد نماید.

در موارد ضروری در هر موقع سال می‌توان مجمع عمومی عادی را به صورت فوق‌العاده تشکیل داد. مجمع عمومی عادی به طور فوق‌العاده به همان وظایفی می‌پردازد که در صلاحیت مجمع عمومی عادی است.

چنانچه مجمع عمومی عادی سالیانه خارج از موعد مقرر برگزار شود، عنوان آن به «مجمع عمومی عادی به طور فوق‌العاده» تغییر خواهدکرد.

در صورت کاهش تعداد اعضاء اصلی یا علی‌البدل هیئت‌مدیره به علل استعفاء، فوت، عزل، ممنوعیت قانونی و یا غیبت غیرموجه مکرر هیئت‌مدیره، مجمع عمومی عادی دعوت خواهد شد تا نسبت به ترمیم و تکمیل اعضای هیئت‌مدیره برای بقیه مدت مقرر در همان دوره اقدام کند.

مراد از عزل هیئت‌مدیره در بند(۲)، عزل کل یا بعضی اعضاء و مقصود از استعفاء هیئت، استعفاء دسته جمعی یا تعدادی از آنهاست که هیئت‌مدیره را با وجود اعضاء علی‌البدل از اکثریت مقرر خارج نماید.

در صورتی که هیئت‌مدیره در مواعد مقرر در این ماده به تشکیل مجمع عمومی مبادرت نکند، وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی رأساً نسبت به برگزاری مجمع عمومی مربوط اقدام خواهد نمود.

اگر هیئت‌مدیره ظرف مدت یکماه از تاریخ دریافت درخواست تشکیل مجمع عمومی فوق‌العاده توسط بازرس، برای رسیدگی به گزارش تخلفات هیئت‌مدیره یا مدیرعامل، اقدام به دعوت و برگزاری آن ننماید، بازرس می‌تواند با اطلاع وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی نسبت به انتشار آگهی و تشکیل مجمع اقدام کند.

مرجع تشخیص کثیرالانتشار بودن روزنامه، وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی است.

چنانچه مجمع عمومی، روزنامه‌های [اصلی] متعددی را تعیین نماید، انتشار آگهی در همه آنها الزامی است.

درج نام روزنامه در اساسنامه تعاونی الزامی نیست و در صورتی‌که شرکت یا اتحادیه‌ای به این امر مبادرت کند، هرگونه تغییر بعدی آن مستلزم تشکیل هر دو مجمع عمومی عادی و فوق‌العاده خواهد بود.

در انتخاب صفحات روزنامه برای درج آگهی، صفحات اصلی مورد نظر است و انتشار آگهی در قسمت نیازمندی‌ها و سایر ضمائم در صورتی مجاز است که بخش اختصاصی برای درج آگهی‌های مجامع یا شرکت‌ها در قسمت‌های مذکور، معین و مشخّص شده باشد.

مقام دعوت‌کننده مکلف است نسخه‌ای از آگهی دعوت مجمع عمومی را جهت اطلاع، بررسی در چارچوب قوانین و مقررات بخش تعاونی و امکان اعزام و حضور ناظر به وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی ارسال نماید.

دعوت اولین مجمع عمومی تعاونی از طریق سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی یا دعوت نامه کتبی با اخذ رسید یا پست سفارشی به آخرین اقامتگاه قانونی اعلام شده عضو به تعاونی یا روزنامه کثیرالانتشاری که در آن دعوت به عضویت(موضوع بند ۲ ماده ۳۲ قانون بخش تعاونی) آگهی شده، صورت می‌گیرد.

در صورتی که دعوت مجمع عمومی با دعوتنامه کتبی انجام می‌پذیرد، ارسال نسخه‌ای از آن به هر یک از دستگاه‌ها و شرکت‌های دولتی، بانکها، شوراهای اسلامی کشوری و سازمانها و مؤسسات عمومی که در تعاونی مشارکت یا سرمایه‌گذاری کرده‌اند و همچنین اتحادیه‌ای که تعاونی عضو آن است ضروریست.

مقام برگزارکننده مجامع عمومی کلیه شرکتها و اتحادیه‌های تعاونی که تصمیم به برگزاری مجمع عمومی دارند؛ باید ضمن اعلام نحوه برگزاری مجمع (حضوری یا الکترونیکی) در آگهی دعوت مجمع عمومی، نشانی سامانه و چگونگی دسترسی به راهنمای آن را در آگهی دعوت درج نمایند.

حذف شده است.

برگزاری مجامع عمومی به صورت الکترونیکی توسط شرکت‌ها و اتحادیه‌های تعاونی با تصویب هیئت‌مدیره یا درخواست یک پنجم اعضاء امکان‌پذیر می‌باشد.

برای برگزاری مجامع الکترونیکی و اطلاع‌رسانی از طریق سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی ضروری است قبل از انتشار آگهی دعوت، اطلاعات کلیه اعضاء تعاونی در سامانه مذکور تکمیل و ثبت گردد.

پس از تصویب ادغام در مجمع عمومی فوق‌العاده تعاونی های متقاضی، مقام دعوت‌کننده هر یک از تعاونی‌ها مکلف هستند نسبت به انتشار آگهی دعوت مجمع عمومی مشترکِ همسان طبق اساسنامه مورد عمل هر تعاونی قبل از ادغام اقدام نمایند.

درصورتیکه روزنامه اصلی و علی‌البدل به هر دلیلی منتشر نگردد هیئت‌مدیره تعاونی مکلف است مجمع عمومی عادی را جهت تعیین روزنامه جدید تشکیل دهد. دعوت این مجمع و هر مجمع دیگری که در فاصله بین عدم انتشار روزنامه قبل و تعیین روزنامه جدید تشکیل می‌شود، از طریق دعوتنامه کتبی با اخذ رسید و یا پست سفارشی به آخرین اقامتگاه قانونی اعلام شده به عضو تعاونی یا از طریق سامانه جامع وهوشمند بخش تعاونی به عمل می‌آید و رعایت مفاد ماده ۷ آئین‌نامه نیز الزامی است.

محل تشکیل مجمع عمومی باید در محدوده شهری یا روستایی اقامتگاه قانونی تعاونی باشد، مگر اینکه صددرصد اعضاء، محل دیگری را برای تشکیل مجمع توافق نمایند. همچنین محل برگزاری مجمع باید ظرفیت حضور کلیه اعضاء یا نمایندگان تام الاختیار آنها را داشته و از نظر امکانات برای تشکیل جلسه مجمع مناسب باشد.

در تعاونی‌هایی که مشمول دستورالعمل نحوه نظارت بر انتخابات تعاونی‌ها و اتاق‌های تعاون نمی‌باشند داوطلبین تصدی سمت‌های هیئت‌مدیره و بازرس/بازرسان می‌توانند تا قبل از اعلام رسمیت جلسه توسط مقام دعوت‌کننده، کاندیداتوری خود را کتباً به تعاونی اعلام نمایند.

دستور جلسه مجمع بایستی به طور صریح و شفاف در آگهی درج و از ذکر کلمات و عبارات مبهم از قبیل: «سایر موارد»، «سایر تصمیمات»و «آنچه طبق قانون در صلاحیت مجامع عمومی… است»، خودداری گردد.

درخصوص تغییر مواد اساسنامه در مجمع عمومی فوق‌العاده، آگهی دعوت بایستی متضمن شماره مواد و موضوع آنها باشد. در مواردی که تعاونی، مجمع عمومی فوق‌العاده را برای تطبیق اساسنامه با قانون و اصلاحات بعدی آن تشکیل می‌دهد، ذکر عبارت «تطبیق اساسنامه با قانون یا اصلاحات» کافی است اما چنانچه تصمیم بر تغییر مواد دیگری از اساسنامه نیز باشد، باید آن موارد در آگهی دعوت آورده شود.

در صورتیکه اخراج عضو یا اعضایی از تعاونی، همچنین عزل هیئت‌مدیره یا بازرس در دستور کار مجمع عمومی باشد ذکر نام آنها در آگهی دعوت مربوطه ممنوع است و مقام دعوت‌کننده مکلف است موضوع مذکور را به نحو مضبوط به اطلاع اشخاص مذکور برساند.

در صورتیکه برگزاری انتخابات [هیئت‌مدیره یا بازرسان] در دستور جلسه مجمع عمومی عادی باشد این مدت برای دعوت نوبت اول، حداقل ۲۰روز و حداکثر ۴۰ روز خواهد بود.

فاصله زمانی بین تاریخ دعوت و تاریخ تعیین شده برای تشکیل مجمع عمومی که انتخاب هیئت تصفیه را در دستور کار خود دارد همان ۱۰ تا ۲۰ روز است.

دراحتساب فاصله زمانی، روزانتشارآگهی همچنین روز برگزاری مجمع، جزء مدت محسوب نمی‌شود.

حکم این ماده درخصوص اولین مجمع عمومی تعاونی نیز قابل اعمال است.

نمایندگان و وکلای اعضاء تعاونی برای حضور فیزیکی در مجمع مکلفند وکالت نامه/ معرفی‌نامه معتبر ارائه نمایند.

بررسی مدارک مذکور به هنگام ورود با مقام دعوت‌کننده است مگر در مواردی که مقام دعوت‌کننده هیئت‌مدیره بوده و دستور جلسه، انتخاب هیئت‌مدیره یا رسیدگی به تخلفات مدیران باشد که در این صورت بررسی توسط اکثریت بازرسان و در مواردی که دو بازرس باشد بوسیله یکی از آنها بعمل می‌آید.

چنانچه مقام دعوت‌کننده، وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی باشد، کنترل مدارک توسط بازرس یا بازرسان صورت می‌گیرد و در صورتی که تعاونی فاقد بازرس باشد یا بازرس مربوطه بنا به نظر مرجع مذکور در این تبصره صلاحیت لازم را نداشته باشد، بررسی مدارک توسط نماینده یا نمایندگان مراجع یاد شده انجام می‌گیرد.

در اولین مجمع عمومی تعاونی، گواهی صادره هیئت مؤسس مبنی بر احراز شرایط عضویت و تصدیق تأدیه حداقل یک سوم مبلغ سهام، مجوز حضور در مجمع است.

سامانه باید به‌گونه‌ای باشد که حضور مشارکت‌کننده و نوع آن (اصالتاً یا وکالتاً) را در زمان برگزاری مجمع عمومی ثبت و با توجه به تعداد حق رأی ) اصالتی و وکالتی) در فهرست مشارکت کنندگان در مجمع عمومی الکترونیکی ثبت نماید.

اعضای شرکت‌کننده در مجمع الکترونیکی پس از احراز نصاب‌های قانونی و رسمیت جلسه مجمع عمومی، از زمان حضور نسبت به دستورات جلسه که رأی‌گیری آن‌ها خاتمه نیافته است، دارای حق رأی بوده و رأی‌گیری نسبت به هر یک از موارد دستور جلسه پس از طرح آن توسط هیئت رئیسه در بستر سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی کشور انجام می‌پذیرد.

علاوه بر اشخاص مذکور در این ماده، اشخاصی که بنا به وظیفه شغلی خود مسئولیتی را در مجمع دارا هستند مانند نیروهای انتظامی و امنیتی، نیروهای خدماتی، فیلمبردار و… می‌توانند با هماهنگی قبلی و کسب مجوز از مقامات موضوع تبصره ۲ ماده ۱۶ (حسب مورد) در مجمع حضور یابند.

اشخاص غیرعضوی که کاندیدای سمت بازرس تعاونی هستند، برای حضور در مجمع عمومی مربوطه باید گواهی معتبر و ممهور به مهر تعاونی مبنی بر ثبت نام در انتخابات ارائه نمایند.

اشخاص موضوع بندهای ۴ و ۵ و۷ با ارائه کارت شناسایی و معرفی‌نامه معتبر از بالاترین مقام دستگاه یا اشخاص مجاز از طرف آنها در مجمع حضور می‌یابند.

حضور نماینده ناظر اتحادیه در مجامع عمومی تعاونی‌های عضو با ارائه معرفی‌نامه هیئت‌مدیره‌ یا مدیرعاملی که تعیین نماینده به وی تفویض شده امکان‌پذیر است.

تأیید نمایندگی‌های موضوع این ماده با مقامات مذکور در تبصره ۲ ماده ۱۶ (حسب مورد) می‌باشد. بدین منظور عضو متقاضی اعطای نمایندگی به همراه نماینده خود در محل شرکت یا محلی که از پیش تعیین و طی آگهی دعوت مجمع به اطلاع اعضاء رسیده حاضر و مقام مجاز تأیید نمایندگی پس از احراز هویت طرفین، عضویت متقاضی و اهلیت نماینده، وکالتنامه را تأیید و ورقه ورود به مجمع برای نماینده صادر می‌کند.

در مواردی که وکالتنامه حضور در مجمع در دفاتر اسناد رسمی تنظیم شده باشد، مقام مجاز تأیید نمایندگی پس از احراز هویت وکیل و عضویت موکل و بدون رعایت تشریفات مذکور در تبصره فوق مکلف به مهر و امضاء آن و صدور ورقه ورود به مجمع خواهد بود.

وکالت و نمایندگی حضور در مجمع و اعمال رأی به صورت مطلق و تام الاختیار اعطاء می‌شود و هرگونه ادعای بعدی عضو مبنی بر مقید و محدود بودن نمایندگی، مسموع نخواهد بود.

نمایندگان بایستی دارای اهلیت قانونی[عدم حجر] باشند.

حضور توأم عضو و نماینده وی در مجمع ممنوع است و مقامات مذکور در تبصره ۲ ماده۱۶(حسب مورد) مکلفند نظارت‌های لازم در این مورد بعمل آورند. چنانچه پس از برگزاری مجمع مشخص شود عضو و نماینده وی توأمان در مجمع حضور داشته‌اند، به ترتیب ذیل عمل خواهد شد: ۱. درصورتی که حضور تو ٲ م عضو و نماینده وی در حصول نصاب رسمیت جلسه موثر بوده، مجمع برگزار شده فاقد اعتبار است. ۲. چنانچه جلسه بدون حضور توأم نیز رسمیت داشته است، صرفاً به تعداد حضور غیرقانونی، از تعداد کل آراء مأخوذه در هر تصمیم کسرخواهد شد. در مورد انتخابات، کسرآراء نسبت به کلیه کاندیداها اعمال می‌گردد.

حذف شده است.

هر یک از اعضاءکه به صورت الکترونیکی در مجمع شرکت می‌نماید باید حضور خود را جهت لحاظ در حد نصاب تشکیل مجمع اعلام نماید.

افرادی که از قبل برای اعلام حضور الکترونیکی ثبت نام کرده‌اند و پس از احراز نصاب‌های قانونی و رسمیت جلسه مجمع در مجمع شرکت نموده‌اند از زمان حضور دارای حق رأی خواهند بود.

در معرفی‌نامه صادره، باید مجمع یا مجامعی که نماینده حق حضور و اعمال رأی دارد معین گردد در غیر این صورت نمایندگی صادره تا زمانی‌که نماینده دیگری معرفی نشده مجوز حضور در کلیه مجامع تلقی خواهد شد.

حکم تبصره ۴ ماده ۱۹ آیین‌نامه در مورد نمایندگی‌های موضوع این ماده نیز لازم‌الرعایه است.

حضور الکترونیکی نمایندگان اعضاء در مجامع عمومی مشروط به احراز هویت از طریق سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی است.

برای رسمیت جلسه مجمع با « هر تعداد »، رعایت قسمت اخیر ماده ۲۳ در مورد تعداد هیئت رئیسه الزامی است.

در صورت رسمیت نیافتن جلسه مجمع عمومی رأس ساعت مقرر، مقام دعوت‌کننده باید برگزاری جلسه را حداقل به مدت نیم ساعت به تأخیر اندازد و در صورت عدم حصول نصاب، صورتجلسه ای دایر بر عدم رسمیت مجمع و مشتمل بر تعداد کل افراد حاضر، نوبت مجمع،زمان ومکان برگزاری مجمع، در همان جلسه تهیه و با ذکر نام و نام خانوادگی حاضرین تهیه و به امضای حاضرین برساند.

ملاک تشخیص تعداد اعضای حاضر در جلسات مجامع عمومی حضوری ورقه حضور و غیابی است که حاضران در بدو ورود به جلسه، اصالتاً یا به نمایندگی از طرف عضو آن ‌را امضاء می‌کنند. صورت حضور و غیاب مشتمل بر هویت کامل(نام و نام خانوادگی عضو، کدملی/ شناسه ملی عضو، نام و نام خانوادگی وکیل/نماینده) می‌باشد.

مجامع الکترونیکی در ساعت ذکر شده در آگهی شروع می‌شود و در صورت رسمیت جلسه، موارد دستور جلسه به ترتیب ذکرشده در آگهی دعوت مجمع قرائت شده و رأی‌گیری به صورت الکترونیکی انجام خواهد شد.

حد نصاب‌های قانونی مجامع الکترونیکی با تجمیع میزان حضور فیزیکی و الکترونیکی افراد و با رعایت قانون و این آیین‌نامه محاسبه خواهد شد.

ملاک تشخیص تعداد اعضاء حاضر در مجمع عمومی الکترونیکی، لیست حضور وغیابی است که به امضاء الکترونیکی یا تأیید الکترونیکی اعضای حاضر برابر مقررات آیین‌نامه و سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی کشور رسیده است.

مقام دعوت‌کننده موظف است بستر لازم برای رأی دادن الکترونیکی اعضایی که به صورت حضوری در مجمع عمومی الکترونیکی شرکت کرده‌اند را فراهم آورد.

نصاب رسمیت جلسات مجامع عمومی در اتحادیه‌ها صرفاً بر اساس حضور نمایندگان اعضاء اتحادیه تعیین می‌گردد.

هرگونه تغییر، کاهش یا افزایش دستور جلسه مجمع عمومی نوبت اول در نوبت‌های بعدی ممنوع است.

در مورد مجمع عمومی عادی نوبت دوم که انتخابات را در دستور کار خود دارد، همان فاصله ۱۰ تا ۲۰ روز لازم الرعایه است.

در شرکت‌های تعاونی، نمایندگان اعضاء حقیقی نمی‌توانند بعنوان هیئت رئیسه انتخاب شوند.

هیئت رئیسه مسئول کنترل روند برگزاری جلسه و رأی‌گیری الکترونیکی خواهد بود. ناظرین عضو این هیئت مکلفند در صورت مشاهده تخلف، موارد را به اطلاع رئیس مجمع برسانند.

ملاک تعداد هیئت رئیسه در مجامع عمومی دو مرحله ای (مرحله دوم) تعداد نمایندگان اتحادیه/شرکت تعاونی، با رعایت موارد مندرج در این ماده می‌باشد.

در مجامع عمومی الکترونیکی مقام دعوت‌کننده موظف است، فهرستی مشتمل بر: اسامی و مشخصات کامل حضار و سهامداران غیر عضو با ذکر تعداد سهام از سامانه استخراج و به منظور احراز رسمیت جلسه و اعمال کنترل‌های لازم در اختیار هیئت رئیسه قرار دهد.

در مجامع عمومی که به صورت الکترونیکی برگزار می‌گردد؛ مقام دعوت‌کننده موظف است تجهیزات رایانه یا لپ‌تاپ و متعلقات آن، پرینتر و اسکنر و سایر ملزومات را قبل از برگزاری مجمع تهیه و در حین برگزاری مجمع اپراتور آشنا به کار با رایانه را در اختیار هیئت رئیسه مجمع قرار دهد.

انتخاب اعضاء هیئت‌مدیره برای بیش از دو دوره‌ متوالی (موضوع ماده ۳۶ قانون بخش تعاونی) مستلزم کسب حداقل دو سوم آراء اعضاء حاضر در مجمع عمومی‌ است.

تصویب اساسنامه در اولین مجمع عمومی عادی تعاونی با اکثریت دو سوم آراء حاضرین درجلسه رسمی به عمل می‌آید.

پس از پایان مهلت ثبت نام داوطلبین تصدی سمت هیئت‌مدیره در تعاونی، انصراف، ممنوعیت قانونی، فوت یا عدم قبولی سمت توسط داوطلب و همچنین عدم احراز صلاحیت تصدی سمت توسط وی از سوی انجمن یا کمیسیون نظارت بر انتخابات تعاونی‌ها و اتاق‌های تعاون(در تعاونی های مشمول) یا عدم کسب دو سوم آراء حاضرین در جلسه مجمع (موضوع ماده ۳۶ قانون بخش تعاونی)، در صورتی که تعداد داوطلبین یا هیئت‌مدیره منتخب را از اکثریت مقرر خارج نکند، به اعتبار فرآیند انتخابات هیئت‌مدیره خللی وارد نخواهد کرد. پس از ثبت تغییرات، هیئت‌مدیره موظف است در اولین مجمع عمومی عادی برای ترمیم اعضاء باقیمانده خود اقدام نماید.

چنانچه در مورد نتیجه رأی‌گیری به روش قیام و قعود تردیدی حادث شود، با تقاضای حداقل دو نفر از اعضای هیئت رئیسه می‌توان رأی‌گیری را مجدداً و به صورت کتبی بعمل آورد.

در مجامع عمومی عادی و فوق‌العاده که به صورت الکترونیکی برگزار می‌گردد آراء الکترونیکی افراد به منزله رأی کتبی می‌باشد.

چنانچه انتخابات در دستور جلسه مجمع باشد، برگه‌های آن به صورت مجزا تهیه خواهد شد. در برگه انتخابات باید علاوه بر نام کامل تعاونی، عنوان جلسه مجمع و تاریخ برگزاری آن، جای خالی با درج شماره و به تعداد اعضاء اصلی هیئت‌مدیره و بازرسان در نظر گرفته شود.

کلیه برگه‌های رأی بر اساس تعداد اعضاء و آراء وکالتی حاضر در مجمع توزیع می‌گردد.

در مجامع عمومی که به صورت حضوری یا الکترونیکی برگزار می‌گردد؛ باید تمهیدات لازم جهت فرصت دفاع در مورد عزل هیئت‌مدیره یا بازرس و یا اخراج اعضاء منظورگردد.

در مجامع عمومی الکترونیکی ثبت و اعمال رأی به صورت الکترونیکی و صرفاً از طریق سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی کشور انجام خواهد شد.

مدت زمان حضور و رأی‌گیری در مجمعی که به صورت الکترونیکی برگزار می‌گردد تا لحظه اعلام پایان مهلت رأی‌گیری (همان مورد دستور جلسه) توسط هیئت رئیسه از طریق سامانه خواهد بود. تغییر رأی صرفاً طی مهلت مزبور و قبل از ثبت نهایی رأی امکان‌پذیر است. عدم اعلام نظر طی مهلت مقرر، به عنوان رأی سفید در نظر گرفته می‌شود.

فهرست اسامی کاندیداها نباید به نحوی تنظیم شود که مفید تبلیغ برای کاندیدای خاصی باشد.

عدم حضور کاندیدا در جلسه مجمع و یا عدم استفاده از حق خود برای معرفی، موجب زوال حق انتخاب نخواهد بود.

در مجامع عمومی الکترونیکی، باید مهلت مساوی جهت معرفی داوطلبین تصدی سمت هیئت‌مدیره و بازرسی توسط رئیس جلسه منظور گردد.

شمارش آراء انتخابات در فرم‌های مجزا و متضمن اسامی کاندیداها صورت می‌گیرد. هیئت رئیسه مکلف است ذیل کلیه فرم‌های شمارش آراء را امضاء نماید.

به هنگام شمارش آراء انتخابات، کاندیداها می‌توانند به نحوی که موجب اخلال در نظم و جریان احتساب آراء نگردد، درمحل شمارش حضور یافته و بر جریان امر نظارت نمایند.

چنانچه در میان کاندیداها افرادی دارای نام خانوادگی مشترک باشند و برگه رأی صرفاً متضمن نام خانوادگی باشد، اسامی مذکور حذف خواهدشد.

در صورتی که نام یک کاندیدا در برگه رأی تکرارشده باشد، صرفاً یک رأی محاسبه می‌گردد.

چنانچه برخی از داوطلبین برای بدست آوردن سمت اصلی یا علی‌البدل، آراء مساوی کسب نمایند، قرعه‌کشی ملاک انتخاب آن‌ها خواهد بود.(در مجامع الکترونیکی امکان قرعه‌کشی از طریق سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی کشور صورت خواهد گرفت.)

حکم تبصره ۱ ماده ۲۲ آیین‌نامه درخصوص جلسه بعد از تنفس نیز جاری است.

حد نصاب‌های قانونی مجامع براساس میزان حضور فیزیکی و الکترونیکی و با رعایت قانون و این آیین‌نامه محاسبه خواهد شد.

رئیس مجمع مکلف است صورتجلسه را به مقام دعوت‌کننده، هیئت‌مدیره و بازرس یا بازرسان تعاونی ابلاغ و رسید دریافت نماید.

صورتجلسه مجمعی که رسمیت نیافته [موضوع تبصره ۲ ماده ۲۱ آئین‌نامه]، صرفاً متضمن بندهای ۱ تا ۹ این ماده و امضاء مقام دعوت‌کننده و حاضرین وساعت تنظیم صورتجلسه خواهد بود.

در مواردی که مجمع عمومی بدلیل عدم رسیدگی به تمام موضوعات دستور جلسه، به تنفس منجر می‌شود، موضوعاتی که باقی مانده و تاریخ جلسه بعدی در صورتجلسه قید خواهد شد.

در صورتی‌که انتخابات در دستور جلسه باشد رعایت ماده ۶۸ قانون بخش تعاونی و مقررات موضوعه الزامی است.

درمجامع عمومی که به صورت الکترونیکی برگزار می‌گردد، مقام برگزارکننده مکلف است حداکثر تا ۱۰ روز قبل از برگزاری مجمع یک نسخه از آگهی دعوت مجمع عمومی مربوطه را از طریق سامانه جامع و هوشمند بخش تعاونی به وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی ارسال نماید.

صرف حضور ناظر در مجمع عمومی دلیلی بر صحت اقدامات انجام شده و تصمیمات متخذه نخواهد بود.

چنانچه در مورد مجمعی، دعوایی در مراجع قضایی یا شکایتی در وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی مطرح باشد و زمان نگهداری اسناد موضوع بند ۳ منقضی شده باشد، حفظ آنها تا اخذ تصمیم نهایی مرجع مربوطه ضروری است.

کلیه اسناد و مدارک مربوط به برگزاری مجمع عمومی الکترونیکی، اعم از فایل‌های صوتی، تصویری، نتیجه آراء و… در سرور سامانه به گونه‌ای ثبت و نگهداری خواهد شد که در هر زمان که مقام‌های مجاز قانونی، نیاز به دسترسی آنها داشتند؛ با حفظ محرمانه و مخفی بودن رأی اعضاء، امکان فراخوانی آن وجود داشته باشد.

مسئولیت صحت اطلاعات بارگذاری شده در سامانه، پشتیبانی و نظارت بر عملکرد فنی سامانه و پیگیری رفع مشکلات فنی سامانه در زمان برگزاری مجمع با مقامات دعوت‌کننده قانونی خواهد بود.

مسئولیت نظارت بر محتوی اطلاعات بارگذاری شده در سامانه و تطبیق آن با نسخه اصلی، انتقال و طرح سؤالات مطرح شده توسط حضار الکترونیکی و نظارت بر پاسخگویی به سؤالات مزبور و اعلام هر گونه تغییرات در گزینه‌های پیشنهادی اولیه هیئت‌مدیره ناشی از نتیجه مباحثات مجمع در سامانه بر عهده هیئت رئیسه مجمع خواهد بود.

در صورتی که شرکت تعاونی یا اتحادیه مشمول نظارت انجمن مرکزی نظارت برانتخابات تعاونی‌ها و اتاق‌های تعاون یا نهاد ناظر دیگری مثل سازمان بورس و اوراق بهادار باشد؛ باید تأییدیه‌های نهاد( نهادهای) ناظر به همراه لیست داوطلبین سمت‌های هیئت‌مدیره و بازرس/ بازرسان در سامانه منتشر شود. مسئولیت تطابق مجوزهای صادر شده با مشخصات نامزدها بر عهده هیئت رئیسه مجمع خواهد بود.

در صورتی که سامانه در حین یا تاریخ برگزاری مجمع عمومی دچار اختلال موثر در تصمیم‌گیری گردد؛ مقام دعوت‌کننده مکلف است به محض وقوع، نسبت به اطلاع‌رسانی مقتضی به اعضاء و وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی و پشتیبان سامانه اقدام نماید. در این‌گونه موارد با توجه به اهمّیت مجمع عمومی در صورت بروز اخلال در حین برگزاری مجمع عمومی، تصمیم‌گیری با هیئت رئیسه و در صورت بروز اخلال قبل از برگزاری مجمع با مقام دعوت‌کننده خواهد بود.