آیین نامه مالی و معاملاتی سازمان های مناطق آزاد تجاری – صنعتی

اصطلاحات مورد استفاده در این آیین‌نامه در معانی مشروح زیر به کار می‌روند: الف ـ شورا: شورای هماهنگی مناطق آزاد تجاری ـ صنعتی و ویژه اقتصادی. ب ـ سازمان: سازمانهای مناطق آزاد تجاری ـ صنعتی. پ ـ شبکه: شبکه اطلاع‌رسانی معاملات مناطق آزاد. ت ـ فعالیت‌های جاری: عملیات و خدمات مستمر و مشخصی که برای رسیدن به هدف‌های برنامه در یک سال اجرا می‌شود. ث ـ طرح عمرانی و مخارج سرمایه‌ای: مجموعه عملیات و خدمات مشخصی که شامل هزینه‌های دوره مطالعه و یا اجرا است و برای دستیابی به اهداف سازمان بر اساس مطالعات توجیهی، فنی، اقتصادی و اجتماعی در مدت معین و با اعتبار مشخص به صورت سرمایه‌گذاری، پس از تصویب بودجه توسط مجمع عمومی انجام می‌گیرد و می‌تواند تمام یا قسمتی از هزینه‌های اجرایی آن از محل منابع درآمد سازمان و یا بودجه عمومی دولت و یا اعتبارات کمکها تامین شود. ج ـ فعالیت‌های سرمایه‌گذاری: مجموعه عملیات مشخصی که در جهت اهداف سازمان، تجهیز، بهبود و گسترش فعالیتهای سازمان یا رفاه کارکنان با مطالعه توجیهی، فنی و اقتصادی صورت می‌گیرد. این گونه فعالیتها باید در بودجه سالانه به تصویب مجمع عمومی برسد. چ ـ بودجه تفصیلی: برنامه مالی سازمان که برای یک سال مالی تهیه می‌شود و حاوی پیش‌بینی دریافت‌ها و منابع مالی سازمان از هر محل ممکن و برآورد مصارف مالی سازمان برای اجرای برنامه‌های عملیاتی سالانه و پرداخت تعهدات معوق سازمان در قالب برنامه‌های مختلف در موعد مقرر می‌باشد. ح ـ مناقصه: فرآیندی رقابتی برای تامین کیفیت مورد نظر (طبق اسناد مناقصه) که در آن تعهدات موضوع معامله به مناقصه‌گری که کمترین قیمت متناسب را پیشنهاد کرده باشد، واگذار می‌شود. خ ـ مزایده: فرآیندی رقابتی برای فروش کالا، خدمات یا حقوق متعلق به سازمان که در آن موضوع معامله به مزایده‌گری که بیشترین قیمت را پیشنهاد کرده باشد، واگذار می‌شود. د ـ مناقصه‌گزار: سازمان که بر اساس آیین‌نامه، مناقصه را برگزار می‌نماید. ذ ـ مناقصه‌گر: شخص حقیقی یا حقوقی که اسناد مناقصه را دریافت و در مناقصه شرکت می‌کند. ر ـ کمیسیون معاملات: هیئتی که فرایند برگزاری، تعیین برنده، اتخاذ تصمیم در خصوص تجدید و یا لغو مناقصه/ مزایده و سایر وظایف مربوط در این آیین‌نامه را بر عهده دارد. ز ـ کمیته فنی بازرگانی: هیئتی با حداقل سه عضو خبره فنی بازرگانی صلاحیتدار که از سوی مدیرعامل و رییس هیئت مدیره انتخاب می‌شود و ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادها و سایر وظایف مقرر در این آیین‌نامه را بر عهده می‌گیرد. ژ ـ ارزیابی کیفی مناقصه‌گران: ارزیابی توان انجام تعهدات مناقصه‌گران که از سوی مناقصه‌گزار یا به تشخیص وی توسط کمیته فنی بازرگانی انجام می‌شود. س ـ ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادها: فرآیندی که در آن مشخصات، استانداردها، کارآیی، دوام و سایر ویژگی‌های فنی بازرگانی پیشنهادها بررسی، ارزیابی و پیشنهادهای قابل قبول برگزیده می‌شود. ش ـ ارزیابی مالی: فرآیندی که در آن مناسب‌ترین قیمت به شرح مندرج در مواد بعدی این آیین‌نامه، از بین پیشنهادهایی که از نظر فنی بازرگانی پذیرفته شده‌اند، برگزیده می‌شود. ص ـ ارزیابی شکلی: بررسی کامل بودن اسناد و مدارک و امضای آنها، غیرمشروط و خوانا بودن پیشنهاد قیمت. ض ـ انحصار: یگانه بودن متقاضی شرکت در معامله که به طرق زیر تعیین می‌شود:

1. ۱اعلام هیئت وزیران برای کالاها و خدماتی که در انحصار دولت است.
2. ۲انتشار آگهی عمومی و یا ارایه مستندات مبنی بر ایجاب تنها یک متقاضی برای انجام معامله. ط ـ برنامه زمانی مناقصه: سندی که در آن زمان و مهلت برگزاری مراحل مختلف مناقصه، مدت اعتبار پیشنهادها و زمان انعقاد قرارداد مشخص می‌شود. فصل دوم ـ امور مالی

رویه‌ها و نمونه اسنادی که برای ثبت دریافتها و پرداخت‌ها و سایر عملیات مالی مورد استفاده قرار می‌گیرد و مدارک و دفاتر و روش طبقه‌بندی و نگهداری حسابها و تهیه و تنظیم اسناد و دفاتر و صورتها و گزارش‌های مالی سازمان بر اساس قانون تجارت و اصول و موازین پذیرفته شده حسابداری در چارچوب سیستم نقدی ـ تعهدی می‌باشد که به موجب دستورالعملی توسط دبیرخانه شورا ابلاغ می‌شود.

سازمان در حد نیاز تعدادی حساب اصلی پرداخت به منظور استفاده از اعتبارات وجوه مصوب در بودجه سالیانه نزد بانکهای مجاز افتتاح می‌نماید و می‌تواند در خصوص افتتاح سایر حسابهای مورد نیاز برای پرداخت و یا ادامه استفاده از حسابهای پرداخت موجود با رعایت مقررات این آیین‌نامه اقدام نماید.

سازمان موظف است به منظور تمرکز درآمدهای خود و واحدهای اجرایی تابعه به تعداد عناوین درآمدها، حسابهای بانکی جداگانه غیر قابل برداشت (بدون دسته چک) در بانکهای مجاز افتتاح نماید. سازمان و واحدهای اجرایی موظفند درآمدهای خود را به تفکیک درآمد به حساب مشخص شده واریز نمایند.

به منظور تمرکز وجوهی که به عنوان سپرده، وجه الضمان، وثیقه، ودیعه و یا نظایر آن به صورت نقدی دریافت می‌شود، حساب بانکی خاصی توسط سازمان در یکی از بانکهای مجاز افتتاح می‌گردد. سازمان موظف است وجوهی را که تحت عناوین یاد شده دریافت می‌دارد به این حساب واریز نماید. برداشت از حساب مذکور به منظور استرداد وجوه یاد شده به واریزکننده یا ضبط آن به نفع سازمان با رعایت مفاد این آیین‌نامه خواهد بود. در خصوص موارد غیر نقدی سازمان موظف است اسناد مربوط را در صندوق مخصوصی در امور مالی نگهداری و نسبت به ثبت آن در دفاتر مربوط اقدام نماید.

مدیر امور مالی سازمان به پیشنهاد معاونت توسعه مدیریت و با حکم مدیرعامل منصوب می‌شود و علاوه بر انجام وظایف سازمانی، اجرای وظایف زیر را نیز بر عهده دارد: الف ـ تهیه و تدوین صورتهای مالی سازمان منطبق بر عملیات امور مالی و محاسباتی و نگهداری و تنظیم حسابها و تهیه گزارش‌های ادواری و موردی مورد نیاز مدیریت. ب ـ نظارت و هماهنگی در اجرای قوانین و مقررات حاکم بر عملیات مالی سازمان و حفظ و حراست از اسناد و دفاتر مالی. پ ـ نگهداری و تحویل و تحول وجوه نقد و سپرده‌ها و اوراق بهادار و پیگیری و نظارت مستمر بر وصول به موقع درآمدهای سازمان و واحدهای مالی تحت نظر. ت ـ نظارت بر عملکرد مسئولین امور مالی واحدهای اجرایی. ث ـ شناسایی و نگهداری حساب مقداری و ریالی اموال، ماشین‌آلات و تجهیزات و دارایی سازمان. ج ـ اجرای کدینگ (طبقه‌بندی) حسابها، بر اساس شکل متحد، به منظور ایجاد وحدت رویه و قابلیت مقایسه گزارش‌های مالی سازمان‌ها بر اساس دستورالعمل‌های مربوط.

مسئولیت تشخیص، انجام تعهد، تسجیل و حواله به عهده مدیرعامل و رییس هیئت مدیره و یا مقام مجاز از طرف آنها و مسئولیت تامین اعتبار و تخصیص بر اساس بودجه مصوب به عهده مدیر بودجه و مسئولیت تطبیق پرداخت با قانون، اساسنامه و این آیین‌نامه به عهده امور مالی سازمان می‌باشد.

پرداخت‌های سازمان و یا واحدهای اجرایی، جز در مواردی که در این آیین‌نامه و یا سایر مقررات مورد عمل، ترتیب دیگری برای آن مقرر شده است، باید از طریق حسابهای بانکی مربوط و به وسیله چک انجام گیرد و گواهی بانک حاکی از موارد زیر باشد: الف ـ انتقال وجه به حساب ذینفع ب ـ پرداخت وجه به ذینفع یا قائم‌مقام قانونی او پ ـ حواله در وجه ذینفع یا قائم‌مقام قانونی او

به منظور ایجاد سهولت در پرداخت هزینه‌ها، وجوه لازم به عنوان تنخواه‌گردان پرداخت به واحدهای تدارکاتی و کارپردازان و یا ماموران خرید واگذار می‌گردد. باقیمانده تنخواه‌گردان پرداخت باید حداکثر تا پایان سال مالی تسویه گردد. نحوه واگذاری، میزان و موارد استفاده از تنخواه‌گردان پرداخت به موجب دستورالعملی است که توسط دبیرخانه شورا ابلاغ می‌شود.

در مواردی که لازم است قبل از انجام تعهد بر اساس شرایط مندرج در قرارداد طبق مقررات وجهی پرداخت شود، می‌توان به تشخیص مقامات مجاز مبلغی به عنوان پیش‌پرداخت با اخذ تضمین معتبر و کافی تادیه نمود. پیش‌پرداخت‌ها به ترتیبی که در قرارداد مشخص شده و یا پس از تحویل کالا یا کار باید تسویه شود.

در مواردی که بنا به عللی تسجیل و یا تهیه اسناد و مدارک لازم برای پرداخت تمام دین مقدور نبوده و یا پرداخت تمام وجه مورد تعهد میسر نباشد، می‌توان قسمتی از وجه تعهد انجام شده را تحت عنوان علی‌الحساب به تشخیص مسئولان مجاز پرداخت نمود.

برای آن مقدار از هزینه‌هایی که تا پایان سال مالی تعهد شده، ولی پرداخت نشده است، ذخیره مناسب در حساب‌ها منظور می‌شود و این هزینه‌ها در سال مالی بعد، از محل ذخیره‌های ایجاد شده قابل پرداخت است.

اسناد هزینه و خریدهای انجام شده حسب مورد باید مدارک مثبته زیر را به همراه داشته باشند: الف ـ خریدهای داخلی

1. ۱درخواست خرید
2. ۲فاکتور خرید
3. ۳رسید انبار (در موارد ضروری صورتجلسه تحویل کالا به منزله صدور رسید انبار خواهد بود.)
4. ۴مدارک مربوط به مناقصه یا ترک تشریفات مناقصه حسب مورد
5. ۵دستور پرداخت
6. ۶تاییدیه درخواست‌کننده مبنی بر مطابقت شرایط فنی با درخواست اولیه خرید
7. ۷تصویر قرارداد در مورد خریدهای در قالب قرارداد. ب ـ خریدهای خارجی ۱ـ درخواست خرید ۲ـ اعلامیه بانک و در موارد جزیی صورت حساب فروشنده ۳ـ مدارک ترخیص کالا ۴ـ رسید انبار (در مورد ضروری صورتمجلس تحویل کالا به منزله صدور رسید انبار می‌باشد.) ۵ ـ مدارک مربوط به مناقصه یا ترک تشریفات مناقصه حسب مورد ۶ ـ دستور پرداخت ۷ـ تاییدیه درخواست‌کننده مبنی بر مطابقت شرایط فنی با درخواست اولیه خرید
8. ۸تصویر قرارداد در مورد خریدهای در قالب قرارداد ج ـ خدمات قراردادی ۱ـ قرارداد ۲ـ مدارک انجام مناقصه و ترک تشریفات مناقصه حسب مورد ۳ـ صورتحساب و یا صورت وضعیت حسب مورد ۴ـ ابلاغ افزایش یا کاهش کار ۵ ـ تاییدیه مدیرعامل و رییس هیئت مدیره یا مقام مجاز از طرف آنها مبنی بر انجام موضوع قرارداد حسب شرایط قرارداد. ۶ ـ ارایه تسویه حساب طرف قرارداد از سوی مراجع قانونی ذی‌ربط حسب مورد (سازمان تامین اجتماعی، وزارت امور اقتصادی و دارایی و غیره) ۷ـ ارایه مستندات مبنی بر پرداخت به ذینفع د ـ پرداخت‌های پرسنلی از قبیل حقوق و مزایا، اضافه کار، حق‌الزحمه کار، حق‌التدریس، حق حضور در جلسه، ماموریتها و کارانه: ۱ـ دستور پرداخت ۲ـ اخذ گواهی انجام کار جهت تغییرات مقداری و ریالی ماهیانه از سوی مدیرعامل و رییس هیئت مدیره و یا مقام مجاز از طرف آنها ۳ـ رسید دریافت وجه و یا گواهی بانک حاکی از پرداخت وجه به ذینفع. هـ ـ هزینه‌های خارج از کشور مامورین اعزامی با اخذ مجوز از مراجع ذی‌صلاح و صدور حکم توسط مدیرعامل و رییس هیئت مدیره و یا مقام مجاز از طرف آنها با ارایه مدارک مستند قابل پرداخت خواهد بود. و ـ سایر هزینه‌ها شامل دعوت، پذیرایی، هدایا، تشریفات سازمان، ورزش کارکنان، مسابقات کارکنان، خرید کتب و مجلات (چاپی و الکترونیکی)، بلیط الکترونیکی، بلیط هواپیما و کارگاه‌های آموزشی که براساس درخواست مراجع ذی‌ربط انجام می‌پذیرد، بدون رعایت موارد مندرج در این آیین‌نامه و براساس صورتحساب‌ها و یا دستورالعمل‌های اجرایی حسب مورد به گواهی مدیرعامل و رییس هیئت مدیره و یا مقام مجاز از طرف آنها در چارچوب بودجه مصوب قابل پرداخت خواهد بود.

پرداخت کمک یا اعانه به صورت نقدی یا غیر نقدی به افراد و موسسات دولتی یا غیر دولتی در چارچوب بودجه مصوب و با دریافت رسید از دریافت‌کننده به حساب هزینه قطعی منظور خواهد شد. دستورالعمل‌های مورد نیاز در اجرای این ماده توسط دبیرخانه شورا ابلاغ می‌شود.

دیون سازمان عبارت است از بدهی‌های قابل پرداخت سالهای گذشته که به یکی از طرق زیر بدون اختیار سازمان ایجاد شده باشد: الف ـ احکام قطعی صادره از طرف مراجع صالح. ب ـ انواع بدهی به وزارتخانه‌ها و موسسات و شرکت‌های دولتی ناشی از خدمات انجام شده مانند حق اشتراک برق و آب، هزینه‌های مخابراتی، پست و هزینه‌های مشابه که خارج از اختیار سازمان ایجاد شده باشد. ج ـ سایر بدهی‌هایی که خارج از اختیار سازمان ایجاد شده باشد. د ـ سایر پرداختهای پرسنلی و غیر پرسنلی در صورت وجود اعتبار. فصل سوم ـ بودجه و منابع مالی درآمد

سازمان موظف است برنامه اجرایی سالانه‌ای را در قالب دستورالعمل ابلاغی دبیرخانه شورا تهیه و در آن برنامه عملیاتی سازمان را برای مدت یک سال در قالب برنامه استراتژیک (راهبردی) (شامل فعالیتهای هزینه‌ای و طرح‌های عمرانی و سرمایه‌گذاری در راستای دستیابی به اهداف تعیین شده) پیش‌بینی و به نحو مناسب در بودجه تفصیلی سازمان منعکس نماید.

منابع مالی سازمان شامل بودجه هزینه‌ای، طرح‌های عمرانی و اعتبارات عمومی دولت و کمک منظور شده در قوانین بودجه سنواتی و یا وجوه درآمد‌ها و دیگر وجوه حاصل از تسویه مطالبات سنواتی، مانده بودجه مصرف نشده سالهای قبل و سایر منابع و هدایا و کمک‌های مردمی و تسهیلات بانکی می‌باشد.

تخصیص منابع به واحد‌های اجرایی بر‌اساس سیاست‌گذاری مجمع عمومی سازمان و بر مبنای درآمد‌های وصولی و تخصیص منابع اعلام شده از محل منابع مندرج در بودجه تفصیلی و در راستای عملیات هزینه‌ای و عمرانی سازمان توسط کار‌گروهی مرکب از مدیر‌عامل و رییس هیئت مدیره، معاون توسعه مدیریت، مدیر امور مجامع و حسابرسی داخلی، مدیر امور مالی و مدیر امور بودجه با توجه به عملکرد واحد‌ها تعیین و توسط معاون توسعه مدیریت ابلاغ می‌گردد. واحد‌های اجرایی موظفند بر اساس برنامه و بودجه تخصیص یافته اقدام نمایند و رییس واحد اجرایی در این مورد در مقابل مدیر‌عامل و رییس هیئت مدیره مسئول خواهد بود.

در صورت تغییر در برنامه‌های اجرایی سازمان و یا تغییر در منابع پیش‌بینی شده، تهیه و تنظیم اصلاحیه بودجه تفصیلی با در نظر گرفتن ضوابط و مقررات و تصویب مجمع عمومی امکان‌پذیر خواهد بود. در پرداختها اولویت با پرداختهای پرسنلی و ماموریتهای اصلی سازمان است.

چنانچه بودجه سازمان در شروع سال مالی به تصویب مجمع عمومی نرسیده باشد تا زمان تصویب و ابلاغ بودجه و به منظور جلوگیری از هر‌گونه وقفه‌ای در انجام امور سازمان با هماهنگی دبیر‌خانه شورا بر‌مبنای بودجه مصوب سال قبل اقدام خواهد شد.

هدایا، وقف و کمکها با در نظر گرفتن نیات اهدا کننده و واقف برابر دستور‌العمل ابلاغی توسط دبیر‌خانه شورا به مصرف خواهد رسید. فصل چهارم ـ‌ معاملات

معاملات از نظر نصاب (قیمت معامله) به سه دسته زیر تقسیم می‌شوند: الف ـ معاملات کوچک: معاملاتی که به قیمت ثابت سال ۱۳۹۱ کمتر از مبلغ یکصد میلیون (۰۰۰/۰۰۰/۱۰۰) ریال باشد. ب ‌ـ معاملات متوسط: معاملاتی که مبلغ مورد معامله بیش از سقف مبلغ معاملات کوچک بوده و از ده برابر سقف یاد شده تجاوز ننماید. پ ـ معاملات عمده: معاملاتی که مبلغ برآورد اولیه آنها بیش از ده برابر سقف ارزش مبلغ معاملات کوچک باشد. نصاب معاملات موضوع ماده (۲۲) آیین‌نامه مالی و معاملاتی سازمان‌های مناطق آزاد تجاری ـ صنعتی موضوع تصویب‌نامه شماره ۱۵۹۰۹/ت۴۸۲۱۷ک مورخ ۳۱/۱/۱۳۹۲ برای سال ۱۳۹۸ به شرح زیر تعیین شده است: الف ـ معاملات کوچک: معاملاتی که تا سقف مبلغ چهارصد میلیون (۰۰۰ر۰۰۰ر۴۰۰) ریال باشد. ب ـ معاملات متوسط: معاملاتی که مبلغ معامله بیش از سقف مبلغ معاملات کوچک بوده و از ده برابر سقف یادشده تجاوز نکند. ج ـ معاملات عمده: معاملاتی که مبلغ برآورد اولیه آنها بیش از ده برابر سقف معاملات کوچک باشد.

مناقصه‌ها از نظر مراحل بررسی به انواع زیر دسته‌بندی می‌شوند: الف ـ یک مرحله‌ای: فرآیندی که در آن به تشخیص بالاترین مقام سازمان یا مقام مجاز از طرف وی نیاز به ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهاد‌ها نباشد. در این فرآیند پاکت‌های پیشنهاد مناقصه‌گران در یک جلسه گشوده و در همان جلسه برنده تعیین می‌شود. ب ـ دو مرحله‌ای: فرآیندی که در آن به تشخیص بالاترین مقام سازمان یا مقام مجاز از طرف وی بررسی فنی بازرگانی پیشنهاد‌ها لازم باشد. در این حالت کمیته فنی بازرگانی تشکیل و پیشنهاد‌ها را ارزیابی و نتایج ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهاد‌ها را به کمیسیون معاملات گزارش می‌کند تا بر‌اساس مفاد این آیین‌نامه برنده مناقصه تعیین گردد.

مناقصه از نظر روش دعوت مناقصه‌گران به انواع زیر طبقه‌‌بندی می‌شوند: الف ـ مناقصه عمومی: فرآیندی که از طریق آگهی عمومی از مناقصه‌گران دعوت می‌شود. ب ـ مناقصه محدود: فرآیندی که بر‌اساس درخواست واحد متقاضی و ذکر ادله و به تشخیص و موافقت بالاترین مقام سازمان، محدودیت برگزاری مناقصه تایید می‌شود. در این صورت فراخوان مناقصه از طریق ارسال دعوتنامه برای مناقصه‌گران صلاحیتدار به اطلاع آنان می‌رسد.

تصمیم ‌گیری در مورد معاملات عمده بر‌عهده کمیسیون معاملات است که از اعضای زیر تشکیل می‌شود:

1. ۱مدیر‌عامل یا نماینده وی.
2. ۲معاون توسعه مدیریت سازمان یا شخصی که وظیفه اداری و مالی را بر‌عهده دارد.
3. ۳مسئول فنی سازمان یا واحدی که مناقصه به در‌خواست وی برگزار می‌شود.
4. ۴مدیر امور حقوقی سازمان.
5. ۵مدیر نظارت و ارزیابی عملکرد.

وظایف کمیسیون معاملات به شرح زیر است: الف ـ تشکیل جلسات کمیسیون معاملات در موعد مقرر در فراخوان. ب ـ بررسی پیشنهاد‌ها از نظر کامل بودن مدارک و امضای آنها و خوانا و غیر مشروط بودن پیشنهاد‌های قیمت (ارزیابی شکلی). پ ـ ارجاع بررسی فنی پیشنهاد‌ها به کمیته فنی بازرگانی در فرآیند‌های دو مرحله‌ای. ت ـ ارزیابی پیشنهاد‌ها و تعیین پیشنهاد‌های قابل قبول طبق شرایط تعیین شده در اسناد. ث ـ تعیین برندگان اول و دوم طبق شرایط این آیین‌نامه. ج ـ تنظیم صورتجلسات مناقصه. چ ـ تصمیم‌گیری درباره تجدید یا لغو مناقصه.

فرآیند برگزاری مناقصه حسب مورد به ترتیب شامل مراحل زیر است: الف ـ تامین منابع مالی برای انجام موضوع مناقصه ب ـ تعیین نوع مناقصه در معاملات بزرگ (یک مرحله‌ای یا دو مرحله‌ای، عمومی یا محدود) پ ـ تهیه اسناد مناقصه ث ـ فراخوان مناقصه ت ـ ارزیابی کیفی مناقصه‌گران در صورت لزوم ج ـ ارزیابی پیشنهاد‌ها چ ـ تعیین برنده مناقصه ح ـ انعقاد قرارداد

منابع مالی در مناقصه به شرح زیر تامین می‌شود: الف ـ انجام معامله به هر طریق مشروط بر آن اساس است که سازمان به نحو مقتضی نسبت به پیش‌بینی منابع مالی معامله در مدت قرارداد اطمینان حاصل نموده و مراتب در اسناد مرتبط قید شده باشد. ب ـ موضوع پیش‌بینی مالی و نحوه ضمان تأخیر تعهدات برای انجام معامله باید به صراحت در شرایط و اسناد مناقصه از سوی سازمان قید و تعهد ‌شود.

مناقصه به یکی از روش‌های زیر انجام می‌شود: الف ـ در معاملات کوچک، کار‌پرداز یا مامور خرید با مسئولیت خود و پس از تحقیق کامل در مورد بهای کالا یا اجرت انجام کار، با رعایت صرفه و صلاح سازمان و اخذ صورتحساب (فاکتور) مشخص، معامله را با تامین کیفیت به کمترین بهای ممکن انجام می‌دهد و موضوع را با ذکر نام و نام‌خانوادگی خود تایید و امضاء می‌نماید. ب ـ در معاملات متوسط، مامور خرید باید حداقل از سه نفر از فروشندگان کالا یا انجام دهندگان خدمت، روی برگ جداگانه استعلام بهای کتبی به عمل آورد و در آن، نوع کالا یا خدمت مورد معامله، مقدار و مشخصات آن را به‌ طور کامل تعیین و فروشنده کالا یا خدمت، بهای پیشنهادی را با قید اعتبار بهای اعلام شده تصریح و با ذکر کامل نشانی خود و درج تاریخ امضا نماید. مامور خرید باید زیر برگهای استعلام بها اعلام نماید که استعلام به ‌وسیله او به عمل آمده است و با قید نام، نام‌خانوادگی، سمت و تاریخ، امضا و به بالاترین مسئول واحد خرید ارایه نماید. مسئول مذکور پس از بررسی انجام معامله با کمترین بهای اعلام شده و رعایت صرفه و صلاح سازمان، طرف معامله را تعیین می‌نماید.

ارزیابی کیفی به شرح زیر انجام می‌ گیرد: الف ـ در ارزیابی کیفی مناقصه‌گران موارد زیر باید لحاظ شود:

1. ۱تضمین کیفیت خدمات و محصولات.
2. ۲داشتن تجربه و دانش در زمینه مورد نظر.
3. ۳حسن سابقه.
4. ۴داشتن پروانه کار یا گواهینامه صلاحیت، در صورت لزوم.
5. ۵توان مالی متقاضی برای انجام موضوع معامله، در صورت لزوم. ب ـ مراحل ارزیابی کیفی مناقصه‌گران به شرح زیر است: ۱ـ تعیین معیار‌های ارزیابی و اهمیت نسبی معیار‌ها. معیار‌های ارزیابی متناسب با موضوع معامله تعیین خواهد شد. این معیار‌ها شامل مواردی همچون سابقه اجرایی و تجربه انجام کار‌های مشابه یا در دست اقدام، حسن سابقه و رضایت در کار‌های قبلی، خلاقیتها و نوآوری در کار‌های مشابه، داشتن تجهیزات و ماشین‌آلات و لوازم کار آماده به کار یا در دسترس، مدیریت کارآمد و سامانه مدیریتی مناسب و نظام کیفی انجام کار، کفایت کادر فنی و عناصر کلیدی از نظر دانش و تجربه، میزان سرمایه و توان مالی و پشتیبانی، با اولویت بومی بودن پیمانکار و داشتن تجربه در محل اجرای پروژه (امکانات ارایه خدمات پس از فروش در مورد تجهیزات، نرم‌افزار و موارد مشابه) و ظرفیت اجرایی (با توجه به سایر کار‌های در دست انجام و برآورد‌های مقداری و ریالی کالا،خدمت یا حقوق) خواهد بود. ۲ـ تهیه اسناد ارزیابی. ۳ـ دریافت، تکمیل و ارسال اسناد ارزیابی از سوی متقاضیان. ۴ـ ارزیابی اسناد دریافت شده و تعیین امتیاز هر یک از مناقصه‌گران و رتبه‌بندی آنها. ۵ ـ تهیه و اعلام اسامی مناقصه‌گران صلاحیتدار، امتیازات و رتبه آنها (تهیه فهرست کوتاه).
6. ۶مستند‌سازی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.

فراخوان مناقصه به شرح زیر است: الف ـ مفاد فراخوان حداقل باید شامل موارد زیر باشد:

1. ۱نام و نشانی سازمان برای ارسال و یا ارایه مدارک و نظایر آن.
2. ۲نوع، کمیت و کیفیت کالا، خدمات یا حقوق.
3. ۳محل، زمان و مهلت دریافت اسناد، تحویل پیشنهاد‌ها و گشایش آنها.
4. ۴در فراخوان درج شود که به پیشنهاد‌های فاقد امضاء، مشروط، مخدوش و پیشنهاد‌هایی که بعد از انقضای مدت مقرر در فراخوان واصل می‌شود، مطلقاً ترتیب اثر داده نخواهد شد.
5. ۵مبلغ برآورد شده معامله و مبانی آن (در صورتی که تعیین آن میسر و اعلام آن به مصلحت باشد). در مواردی که فهرست بهای پایه وجود دارد، برآورد مربوط طبق فهرست یاد شده تهیه می‌شود.
6. ۶نوع و مبلغ سپرده (تضمین شرکت در مناقصه به صورت مقطوع).
7. ۷در فراخوان درج شود که پیشنهاد‌ دهنده موظف است معادل مبلغ سپرده، تضمین‌های معتبر تسلیم یا مبلغ یاد شده را به حساب بانکی سازمان واریز و یا چک بانکی تضمینی در وجه سازمان تهیه و حسب مورد ضمانت‌نامه یا رسید واریز وجه یا چک بانکی را ضمـیمه پیشنهاد به سازمان تسلیم نماید و به پیشنهاد‌های فاقد سپرده، سپرده‌های مخدوش یا کمتر از میزان مقرر، چک شخصی و نظایر آن، ترتیب اثر داده نخواهد شد.
8. ۸در فراخوان درج شود که سایر اطلاعات و جزییات مربوط در اسناد مناقصه مندرج است.
9. ۹ذکر ترتیب دریافت اسناد مناقصه. ب ـ فراخوان باید از طریق شبکه و به تشخیص مقام مجاز حداقل دو تا سه نوبت در یکی از روزنامه‌های کثیر‌الانتشار کشوری یا استان مربوط (با ذکر چگونگی دسترسی به جزییات اطلاعات مربوط در شبکه) منتشر گردد. سازمان می‌تواند علاوه بر موارد مذکور از طریق سایر رسانه‌های گروهی و ارتباط جمعی و پایگاههای اطلاع رسانی نیز فراخوان را منتشر نماید.

احکام زیر در خصوص اسناد مناقصه الزامی است: الف ـ تمامی اسناد مناقصه باید به ‌طور یکسان به همه داوطلبان تحویل شود. ب ـ اسناد مناقصه باید در موارد زیر تصریح داشته باشد:

1. ۱نام و نشانی مناقصه گزار.
2. ۲نوع و مبلغ سپرده/ تضمین شرکت در مناقصه. ۳‌ـ محل، زمان و مهلت دریافت اسناد، تحویل پیشنهاد‌ها و گشایش آنها.

در مواردی که محدودیت برگزاری مناقصه عمومی با ذکر ادله توسط واحد متقاضی گزارش و رعایت صرفه و صلاح سازمان در انجام معامله به صورت مناقصه محدود توسط مدیرعامل تایید شود، به ترتیب زیر عمل خواهد شد:

1. ۱سازمان با ارسال دعوتنامه از اشخاص صلاحیت‌دار براساس فهرست موضوع ماده (۳۰) برای اعلام آمادگی شرکت در مناقصه دعوت می‌کند.
2. ۲توان انجام تعهدات اشخاصی که برای شرکت در مناقصه اعلام آمادگی کرده و اسناد مربوط را در مهلت مقرر تحویل داده‌اند، توسط کمیته فنی بازرگانی و به ترتیب مقرر در ماده (۳۰) ارزیابی می‌شود.
3. ۳کمیته مذکور اشخاص واجد حدنصاب را به ترتیب اولویت تعهدات تعیین و به کمیسیون معاملات منعکس می‌نماید.

ترتیب تهیه و تسلیم پیشنهادها به شرح زیر می‌باشد: الف ـ شرکت‌کنندگان در مناقصه پس از دریافت یا خرید اسناد باید پیشنهادهای خود را به ترتیب زیر تهیه و به سازمان تسلیم کنند:

1. ۱تهیه و تکمیل اسناد و پیشنهادها.
2. ۲تسلیم پیشنهادها در مهلت مقرر در فراخوان مناقصه.
3. ۳دریافت رسید تحویل پیشنهادها. ب ـ مهلت قبول پیشنهادها باید حسب عرف برای تهیه پیشنهاد کافی باشد، ولی این مهلت در مورد مناقصه داخلی و بین‌المللی از آخرین مهلت تحویل اسناد مناقصه به ترتیب نباید کمتر از ده روز و یک ماه باشد.

شرایط تسلیم و تحویل پیشنهادها به شرح زیر می‌باشد: الف ـ هیچ یک از شرکت‌کنندگان در مناقصه، جز در مواردی که در اسناد مناقصه پیش‌بینی شده باشد، نمی‌توانند بیش از یک پیشنهاد تسلیم کنند. ب ـ شرایط مناقصه برای تمامی مناقصه‌گران اعم از دولتی، عمومی یا خصوصی باید یکسان باشد، از جمله تامین ضمانت‌نامه‌ها، شرایط قرارداد، نحوه تعدیل و تسلیم مدارک، مشخصات و شرایط انجام تعهدات و نظایر آنها. پ ـ شرکت‌کنندگان در مناقصه باید اسناد مناقصه و پیشنهادهای خود را در پاکت‌های جداگانه در بسته و لاک و مهر شده و در لفاف مناسب قرارداده و به شرح زیر به سازمان ارایه کنند:

1. ۱پاکت تضمین (پاکت (الف)) شامل ضمانت‌نامه شرکت در مناقصه.
2. ۲پاکت فنی بازرگانی (پاکت (ب)) شامل اسناد فنی، قراردادی و حقوقی.
3. ۳پاکت قیمت (پاکت (ج)) شامل پیشنهاد قیمت.

توضیح و تشریح اسناد به ترتیب زیر انجام می‌گیرد: الف ـ چنانچه شرکت‌کننده‌ای در اسناد مناقصه ابهام یا ایرادی مشاهده کند، می‌تواند از سازمان توضیح بخواهد. ب ـ توضیحات و پاسخ به پرسش‌های مناقصه‌گران و همچنین در صورت تشکیل جلسه توضیح اسناد، رونوشت صورتجلسه آن و هرگونه تجدیدنظر در اسناد مناقصه باید با رعایت ماده (۵۷) به طور یکسان در اختیار همه شرکت‌کنندگان در مناقصه قرار داده شود.

گشایش پاکت پیشنهادها به شرح زیر انجام می‌گیرد: الف ـ در صورتی که در مدت زمان مقرر، پیشنهاد یا پیشنهادهایی رسیده باشد، کمیسیون معاملات در زمان و مکان مقرر تشکیل و پیشنهاد یا پیشنهادهای دریافتی را گشوده و به شرح زیر رسیدگی و اتخاذ تصمیم خواهد نمود: ب ـ مراحل گشایش پاکت پیشنهادها به شرح زیر است:

1. ۱تهیه فهرست اسامی دریافت‌کنندگان اسناد، پیشنهاددهندگان (مناقصه‌گران)، حاضران و شرکت‌کنندگان در جلسه.
2. ۲بازکردن پاکت تضمین (الف) و کنترل آن.
3. ۳بازکردن پاکت فنی بازرگانی (ب) و کنترل آن از نظر کامل بودن مدارک و امضای آنها و کنار گذاشتن پیشنهادهای غیرقابل قبول در مناقصه‌های یک مرحله‌ای.
4. ۴تحویل پاکت‌های فنی بازرگانی (ب) به کمیته فنی بازرگانی در مناقصه‌های دو مرحله‌ای.
5. ۵بازکردن پاکت قیمت (ج).
6. ۶تهیه و تنظیم و امضای صورتجلسه گشایش پیشنهادها توسط دبیرخانه کمیسیون معاملات.
7. ۷تحویل پاکت‌های (قیمت و تضمین) پیشنهادهای رد شده به دبیرخانه کمیسیون معاملات برای استرداد به ذینفع. پ ـ در صورت برگزاری مناقصه دو مرحله‌ای، زمان و مکان تشکیل جلسه گشایش پاکت‌های قیمت (ج) در جلسه گشایش پاکت‌ها اعلام خواهد شد. این مدت فقط برای یک بار تا سقف مدت اعتبار پیشنهادها قابل تمدید است. در این صورت پاکت‌های قیمت (ج) در یک لفاف لاک و مهر شده توسط دبیرخانه کمیسیون معاملات صیانت می‌شود. در مناقصه‌های یک مرحله‌ای، پاکت‌های قیمت (ج) بی‌درنگ گشوده و براساس ماده (۴۰) برنده مناقصه تعیین می‌شود. ت ـ دبیرخانه کمیسیون معاملات موظف است از مناقصه‌گران یا نمایندگان آنها برای حضور در جلسه گشایش پیشنهادهای مالی (پاکت‌های قیمت (ج)) دعوت نماید.

ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادها به ترتیب زیر انجام می‌گیرد: الف ـ در مناقصه‌های دو مرحله‌ای، سازمان موظف است براساس معیارها و روش‌های اعلام شده در اسناد مناقصه، ارزیابی کیفی مناقصه‌گران و ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادها را انجام و اعلام نماید.

ارزیابی مالی و تعیین برنده به شرح زیر انجام می‌گیرد: الف ـ در مناقصه‌هایی که مناسب‌ترین قیمت با ارزیابی فنی بازرگانی و مالی پیشنهادها تعیین می‌گردد، مناسب‌ترین قیمت به عنوان پیشنهاد برتر شناخته می‌شود و چنانچه پیشنهاد برتر حایز حداقل قیمت در مناقصه باشد، برنده شناخته می‌شود و در غیر این صورت کمیسیون معاملات نظر خود را در خصوص پیشنهاد برتر به همراه گزارش توجیهی و تصمیم خود در خصوص پذیرش پیشنهاد برتر به عنوان برنده و یا تجدید مناقصه برای کسب نظر به هیئت مدیره گزارش می‌نماید. دبیر هیئت مدیره موظف است ظرف دو هفته نسبت به تشکیل جلسه هیئت مذکور اقدام و تصمیم اتخاذ شده را با رعایت مهلت دوهفته‌ای به دبیرخانه کمیسیون یادشده اعلام نماید. کمیسیون مذکور حسب نظر هیئت مدیره نسبت به اعلام پیشنهاد برتر به عنوان برنده یا تجدید مناقصه اقدام خواهد نمود و در صورتی که آن هیئت ظرف مدت یادشده اعلام نظر ننماید، کمیسیون معاملات نسبت به اعلام پیشنهاد برتر به عنوان برنده مناقصه اقدام و دبیرخانه کمیسیون یادشده نتیجه را جهت اطلاع به هیئت مدیره گزارش می‌نماید.

تعیین برنده به ترتیبی خواهد بود که در اسناد درج می‌شود. هرگونه مذاکره با پیشنهاد دهندگان و یا برنده برای اخذ تخفیف و یا تغییر قیمت و شرایط قراردادی به جز آنچه در این آیین‌نامه ذکر شده است، ممنوع می‌باشد. هیچ‌گونه تخفیف و یا تغییر قیمتی نیز از سوی پیشنهاددهندگان پذیرفته نخواهد شد و تنها ملاک تعیین برنده، قیمتی است که هر شرکت‌کننده در پاکت در بسته و لاک و مهر شده به سازمان تسلیم کرده‌ است. کمیسیون معاملات، کمیته فنی بازرگانی و مسئولین سازمان باید با توجه به مدتی که فروشندگان کالا، خدمت یا حقوق در برگ پیشنهادهای خود ذکر نموده‌اند، به نحوی اقدام کنند که به علت انقضای مدت خسارتی متوجه سازمان نشود.

در مواردی که کمیسیون معاملات برنده را اعلام کرده باشد، سپرده او و پیشنهاد دهنده‌ای که پیشنهاد او در مرتبه دوم قرار دارد، با رعایت ماده (۴۸) نگاهداری و سپرده سایر پیشنهاددهندگان بلافاصله آزاد خواهد شد.

اگر در نتیجه فراخوان یا انتشار در شبکه و یا دعوت به مناقصه پیشنهادی دریافت نشده باشد، مدیرعامل می‌تواند مناقصه را تجدید نماید. چنانچه در مناقصه جدید نیز پیشنهادی واصل نشود، مدیرعامل موضوع را برای اتخاذ تصمیم و تعیین نحوه انجام معامله به هیئت مدیره احاله می‌نماید.

شرایط تجدید و لغو مناقصه به شرح زیر می‌باشد: الف ـ مناقصه در شرایط زیر تجدید می‌شود:

1. ۱کم بودن تعداد مناقصه‌گران از حدنصاب تعیین شده (حداقل سه پیشنهاد در مناقصه اول).
2. ۲پایان مدت اعتبار پیشنهادها و عدم موافقت شرکت‌کنندگان و یا برنده مناقصه با تمدید مدت اعتبار پیشنهاد.
3. ۳امتناع برندگان اول و دوم مناقصه از انعقاد قرارداد.
4. ۴بالا بودن قیمت‌ها به نحوی که توجیه اقتصادی در مناقصه منتفی گردد و یا مبلغ پیشنهادی برنده در مناقصه به تشخیص کمیسیون معاملات با برآورد قیمت معامله اختلاف فاحش و غیرقابل قبول داشته باشد.
5. ۵رأی هیئت رسیدگی به شکایات در خصوص مناقصه. ب ـ مناقصه در شرایط زیر لغو می‌گردد: ۱ـ نیاز به خرید کالا، خدمت یا حقوق موضوع مناقصه مرتفع شده باشد. ۲ـ تغییرات زیادی در اسناد مناقصه لازم باشد و موجب تغییر در ماهیت مناقصه گردد. ۳ـ حوادث غیرمترقبه از قبیل جنگ، زلزله، سیل و نظایر آنها. ۴ـ تشخیص کمیسیون معاملات مبنی بر تبانی بین مناقصه‌گران. ۵ ـ رأی هیئت رسیدگی به شکایات در خصوص مناقصه.

برگزاری مناقصه در موارد زیر الزامی نیست و سازمان می‌تواند بدون انجام مناقصه، معامله مورد نظر را انجام دهد: الف ـ خرید اموال منقول، خدمات و حقوقی که به تشخیص و مسئولیت مدیرعامل و یا نمایندگان مجاز وی و با تصویب هیئت مدیره منحصر به فرد بوده و دارای انواع مشابه نباشد. ب ـ خرید، اجاره به شرط تملیک یا اجاره گرفتن اموال غیرمنقول. در این موارد بهای موضوع معامله به تشخیص و مسئولیت مدیرعامل و یا نماینده مجاز وی با کسب نظر از هیئت کارشناسان خبره مربوط (سه نفر) به انتخاب هیئت مدیره، تعیین خواهد شد. پ ـ خرید اموال، کالا و خدمات با قیمت تعیین شده و یا حقوقی که نرخ‌های آنها از طرف مراجع قانونی ذیصلاح تعیین شده باشد. ت ـ خرید خدمات پژوهشی و آموزشی در چارچوب برنامه آموزشی و پژوهشی مصوب که به تشخیص و مسئولیت مدیرعامل و با رعایت صرفه و صلاح سازمان، امکان برگزاری مناقصه مقدور نباشد. ث ـ خرید خدمات فرهنگی و هنری و صنایع مستظرفه با رعایت موازین اسلامی که به تشخیص و مسئولیت مدیرعامل و با رعایت صرفه و صلاح سازمان، امکان برگزاری مناقصه مقدور نباشد. ج ـ خرید خدمات مشاوره اعم از مهندسی مشاور و مشاوره فنی بازرگانی مشتمل بر مطالعه، طراحی و یا مدیریت بر طرح و اجرا و نظارت و یا هر نوع خدمات مشاوره‌ای و خدمات کارشناسان (اشخاص حقیقی). چ ـ در مورد معاملاتی که طرف معامله وزارتخانه یا موسسه دولتی و یا شرکت دولتی و موسسات و نهادهای عمومی غیردولتی و موسسات و شرکت‌های تابعه‌ای است که بیش از پنجاه درصد سهام و یا سرمایه و یا مالکیت آنها متعلق به موسسات و نهادهای مذکور و شرکت‌های تعاونی مصرف و توزیع کارکنان وزارتخانه‌ها و سازمان باشد. ح ـ خرید قطعات یدکی برای تعویض و یا تکمیل لوازم و تجهیزات ماشین‌آلات ثابت و متحرک موجود و ادوات و ابزار و وسایل اندازه‌گیری دقیق، لوازم آزمایشگاهی علمی و فنی و نظایر آن که تامین آن با تشخیص و مسئولیت مدیرعامل از طریق مناقصه امکان پذیر نباشد، با تعیین بهای مورد معامله از سوی حداقل یک نفر کارشناس منتخب او یا مقام مجاز از طرف وی. خ ـ تعمیر تجهیزات و ماشین‌آلات ثابت و متحرک در واحدهای تولیدی به تشخیص و مسئولیت مدیرعامل و یا نماینده مجاز وی با رعایت صرفه و صلاح سازمان. د ـ در مورد معاملاتی که به تشخیص و مسئولیت شورا، با ملاحظه صرفه و صلاح سازمان باید مستور بماند. ذ ـ خرید سهام (چنانچه براساس اساسنامه و مقررات مربوط در سازمان مجاز شناخته شده باشد) و تعهدات ناشی از اجرای احکام قضایی.

رعایت استانداردهای ملی و داخلی در انجام معاملات (اعم از خرید کالا، خدمت یا حقوق، امور پیمانکاری و نظایر آن) ضروری است. در مواردی که استانداردهای ملی و داخلی تدوین نشده باشد، رعایت استانداردهای بین‌المللی الزامی است و موارد استثناء به تشخیص و مسئولیت مدیرعامل تعیین می‌شود و در این موارد، مدیرعامل موظف است همزمان هیئت‌مدیره و حسابرس (بازرس) سازمان را مطلع نماید.

در مواردی که با توجه به شرایط، میسر نبودن انجام مناقصه براساس گزارش توجیهی و با ذکر ادله توسط واحد متقاضی گزارش و توسط هیئت ترک تشریفات مناقصه تایید می‌شود، می‌توان معامله را به طریق دیگری انجام داد. در این صورت، هیئت یاد شده با رعایت صرفه و صلاح سازمان ترتیب انجام این‌گونه معاملات را با رعایت سایر مقررات مربوط در هر مورد برای یک نوع کالا، خدمت یا حقوق تعیین و اعلام خواهد نمود. هیئت یادشده بنا به دعوت مدیرعامل تشکیل و تصمیمات آن با رأی اکثریت اعضاء معتبر خواهد بود. نظر هر یک از اعضاء نسبت به گزارش توجیهی ترک مناقصه و ترتیب انجام معامله باید برای مراجعات آینده در سوابق جلسه نگهداری شود.

هیئت ترک تشریفات مناقصه مرکب از مدیرعامل، معاون توسعه مدیریت و یک نفر به انتخاب مجمع عمومی می‌باشد. در صورتی که مبلغ معامله بیش از پنجاه برابر نصاب معاملات کوچک باشد، انجام معامله پس از تصویب هیئت مذکور و با تایید هیئت‌مدیره مجاز خواهد بود. در صورتی که مبلغ معامله بیش از دویست برابر نصاب معاملات کوچک باشد، انجام معامله پس از تصویب هیئت یاد شده منوط به تایید شورا خواهد بود. فصل پنجم ـ انعقاد قرارداد و شرایط آن

انعقاد قرارداد به شرح زیر انجام می‌گیرد: الف ـ قرارداد با برنده مناقصه باید پیش از پایان مدت اعتبار پیشنهادها منعقد شود. این مدت حداکثر برای یک بار و برابر مدت پیش‌بینی شده در شرایط و اسناد مناقصه قابل تمدید است. بعد از عقد قرارداد سپرده برنده دوم مسترد می‌شود. ب ـ چنانچه برنده اول از انعقاد قرارداد امتناع نماید و یا ضمانت انجام تعهدات را ارایه ننماید، باید پس از ابلاغ کتبی، چنانچه در مهلتی که حداکثر هفت روز کاری برای طرف معامله داخلی و پانزده روز کاری برای طرف دوم معامله مقیم خارج از کشور می‌باشد، حاضر به انجام معامله یا انعقاد قرارداد نشود و یا ضمانت انجام تعهدات را ارایه ننماید، سپرده وی به نفع سازمان ضبط و قرارداد با برنده دوم منعقد خواهد شد، به شرط اینکه تفاوت قیمت نفر اول و دوم بیشتر از سپرده نفر اول نباشد. مهلت‌های یاد شده با توجیه مستند و مدلل و تصویب مدیرعامل می‌تواند تا دو برابر افزایش یابند. این نکته باید در شرایط و اسناد مناقصه درج شود.

معاملات سازمان نیازمند عقد قرارداد قبل از پایان مدت اعتبار پیشنهادها است که مطابق ضوابط، مقررات و دستورالعمل‌های مصوب هیئت‌مدیره تنظیم می‌شود.

در قرارداد درج نکات زیر ضروری است:

1. ۱نام متعاملین.
2. ۲نوع و مقدار مورد معامله با مشخصات کامل آنها.
3. ۳مدت انجام تعهد و محل و شرایط تحویل مورد معامله.

تحویل مورد معامله به شرح زیر انجام می‌گیرد: الف ـ در مورد معاملات کوچک، تحویل مورد معامله با رسید انبار و مسئولیت انباردار یا تحویل گیرنده حسب مورد صورت می‌پذیرد. ب ـ در مورد معاملات متوسط و عمده، تحویل مورد معامله با گواهی و مسئولیت انباردار و یا نماینده واحد تحویل‌گیرنده کالا، خدمت یا حقوق و رییس واحد متقاضی و یا نماینده وی می‌باشد.

مزایده به یکی از روش‌های زیر انجام می‌شود: قبل از انجام مزایده، مورد معامله باید توسط کارشناس یا کارشناسان خبره منتخب کمیسیون معاملات ارزیابی گردد. مبلغ ارزیابی پس از تایید کمیسیون معاملات مبنای نصاب در فروش خواهد بود. الف ـ در مورد معاملات کوچک، مامور فروش موظف است به داوطلبان معامله مراجعه و پس از تحقیق کامل از بها، با رعایت صرفه سازمان معامله را انجام دهد و سند مربوط را با قید اینکه معامله با بیشترین بهای ممکن انجام شده است، با ذکر نام، نام‌خانوادگی، سمت و تاریخ امضاء کند. ب ـ در معاملات متوسط، مورد معامله باید توسط کارشناس منتخب کمیسیون معاملات، ارزیابی قیمت شود و پس از اخذ سه فقره استعلام کتبی، به خریداری که بالاترین بها را پیشنهاد کند، با تشخیص مسئول تدارکات و تایید معاون توسعه مدیریت واگذار می‌شود و چنانچه داوطلب خرید به حداقل قیمت (قیمت ارزیابی شده) پیدا نشود، موضوع توسط کارشناس کمیسیون معاملات مورد ارزیابی مجدد قرار می‌گیرد. پ ـ در معاملات عمده به یکی از دو روش زیر عمل می‌شود:

1. ۱برگزاری مزایده عمومی از طریق انتشار آگهی.
2. ۲برگزاری مزایده محدود.

اموال سازمان اعم از منقول و غیرمنقول به دو نوع تقسیم می‌شود:

1. ۱اموال اختصاصی سازمان: اموالی که سازمان حق تصرف مالکانه نسبت به آنها دارد، از قبیل اراضی، ابنیه، اثاثه و نظایر آن.
2. ۲اموال عمومی سازمان: اموالی که متعلق به شهر بوده و برای استفاده عموم اختصاص یافته است، از قبیل معابر عمومی، خیابان‌ها، میادین‌، پل‌ها، گورستانها، سیل‌برگردان، مجاری آب و فاضلاب و متعلقات آنها، انهار عمومی، اشجار اعم از اشجاری که سازمان یا اشخاص در معابر و میادین غرس نموده باشند، چمن‌کاری، گل‌کاری و نظایر آن.

سازمان مجاز است پس از تصویب هیئت‌مدیره نسبت به فروش یا اجاره اموال منقول و غیرمنقول و لوازم مازاد بر نیاز خود و اثاث فرسوده اختصاصی، به اشخاص حقیقی و حقوقی برابر مقررات مربوط و با رعایت این آیین‌نامه اقدام و یا به موسسات دولتی، فرهنگی یا خیریه به نحو مقتضی اهدا و یا تهاتر نماید (به استثنای اموالی که جزء نفایس علمی یا آثار و بناهای تاریخی است) و در صورت فساد، معدوم و آثار آن را در حسابها شناسایی نماید. وجوه حاصل از فروش یا تهاتر اموال یادشده در حساب مربوط منظور می‌شود و دریافت هرگونه اموال، ماشین‌آلات و تجهیزات (اعم از منقول و غیرمنقول) از سایر موسسات و نهادها (دولتی و غیردولتی) و افراد حقیقی یا حقوقی برابر مقررات مربوط بلامانع است و پس از ارزیابی کارشناس منتخب مقام مجاز به حساب دارایی‌ها منظور و ثبت خواهد شد.

دارایی‌ها و اموال، ماشین‌آلات و تجهیزات سازمان دارای شناسنامه‌ای می‌باشند که نشان دهنده قیمت تمام شده، عمر مفید، نرخ استهلاک، روش محاسبه استهلاک، استهلاک انباشته، ارزش دفتری، ارزش اسقاط، محل استقرار، شماره سند حسابداری خرید، محل تامین اعتبار، محل خرید و دوره گارانتی (ضمانت) است و ثبت دفاتر رسمی سازمان مبنای تکمیل اطلاعات این شناسنامه خواهد بود.

مسئولیت حفظ اموال منقول و غیرمنقول عمومی سازمان و آماده و مهیا ساختن آن برای استفاده عموم و جلوگیری از تجاوز و تصرف اشخاص نسبت به آنها به‌عهده سازمان و مسئولیت حفظ اموال منقول و غیرمنقول اختصاصی سازمان که در اختیار کارکنان سازمان است متضامناً با تحویل گیرنده اموال و مقداری آن نیز با امین اموال واحد ذی‌ربط و مسئولیت نگهداری حساب ریالی بر عهده مدیرمالی سازمان و یا مسئول مالی واحد است. فصل هفتم ـ سایر مقررات

ارسال مکاتبات و اسناد مرتبط با معاملات در صورتی معتبر است که فرستادن آن جز در موارد تغییر نشانی یا محل، قابل تصدیق باشد، مانند پست سفارشی و نظایر آن.

نحوه رسیدگی به شکایات به شرح زیر می‌باشد: الف ـ چنانچه هر یک از مناقصه‌گران نسبت به اجرا نشدن مواردی از این آیین‌نامه اعتراض داشته باشند، می‌توانند به سازمان شکایت کنند. ب ـ سازمان موظف است ظرف پانزده روز از تاریخ دریافت شکایت، رسیدگی‌های لازم را به عمل آورده و در صورت وارد دانستن اعتراض، مطابق مقررات مربوط اقدام و در غیر این صورت، ظرف مدت تعیین شده جوابیه لازم را به شاکی اعلام در صورت عدم پذیرش نتیجه توسط شاکی، هیئت رسیدگی به شکایات متشکل از نماینده سازمان، نماینده شاکی و داور مرضی‌الطرفین موضوع را بررسی و نتیجه رسیدگی را ظرف پانزده روز اعلام می‌نماید و در صورت اعتراض هر یک از طرفین، موضوع جهت رسیدگی قانونی به مراجع ذی‌صلاح ارجاع می‌شود و فرایند برگزاری مناقصه یا مزایده روال معمول خود را طی خواهد کرد.

اشخاص حقوقی و حقیقی که به تشخیص هیئت‌مدیره و یا اعلام مراجع رسمی در ایفای تعهدات خود تعلل ورزیده و یا کالا، خدمت یا حقوق موضوع معامله را به‌نحو مطلوب تهیه، تدارک، انجام و یا تحویل ننمایند، ضمن اقدام قانونی برای استیفای حقوق سازمان تا اطلاع ثانوی در فهرست سیاه قرار می‌گیرند و از شرکت در مناقصه‌ها، مزایده‌ها و معاملات سازمان محروم می‌شوند.

به منظور تسهیل در انجام معاملات و گسترش رقابت و تحصیل صرفه و صلاح سازمان و ایجاد شفافیت در معاملات، سازمان موظف است اطلاعات معاملات عمده سازمان و شرکت‌های زیرمجموعه را در مراحل مختلف آن، شامل نحوه انجام معامله، چگونگی و نتایج بررسی پیشنهاددهندگان و پیشنهادها، انتخاب طرف معامله و ترتیب انجام معامله را غیر از آن دسته از معاملاتی که به تشخیص شورا باید مستور بماند، در شبکه منتشر نماید.

از تاریخ لازم‌الاجرا شدن این آیین‌نامه، آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های مغایر لغو می‌شود.

مسئولیت حسن اجرای این آیین‌نامه با رییس هیئت‌مدیره، مدیرعامل و معاون توسعه مدیریت سازمان که معامله در زمان تصدی آنها صورت می‌گیرد، است. این تصویب‌نامه در تاریخ ۱۳۹۲/۱/۱۴ به تأیید مقام محترم ریاست جمهوری رسیده است.