ماده۴دستورالعمل رتبه بندی دفاتر خدمات الکترونیک قضاییمصوب ۱۴۰۱ · ماده ۴ از ۱۴

شاخصهای رتبه‌بندی دفاتر براساس تکالیف و اقدامات مشروحه ذیل به طور مستمر یا تویه ای مورد ارزیایی قرار می گیرد.

شاخص قانون مداری و رعایت مقررات و نظامات ابلاغی از سوی مراجع صالح به عنوان یکی از مهمترین عوامل ارتقاء جایگاه دفاتر در قوه قضائیه و سازمان خدماتی کشور محسوب شده و اجزاء آن شامل امور زیر می‌شود: الف: رعایت قوانین و مقررات کشوری؛ ب رعایت دستورالعملهای ابلاغی از سوی مرکز؛ پ رعایت ضوابط و مقررات مربوط به خدمات الکترونیک قضایی؛ ت: التزام به رعایت تصمیمات و دستورات قانونی مراجع قضائی محلی.
شاخص رضایتمندی مراجعان و تلاش در جهت افزایش سرمایه اجتماعی،دفاتر یکی از اموری است که رعایت آن در ارائه خدمات الزامی است. این موضوع از طریق نظر سنجی از مراجعین ارزیابی و شامل موارد زیر می‌شود الف: ارائه خدمات شایسته همراه با سرعت و دقت؛ ب: حفظ حقوق شهروندی و رعایت کرامت مراجعان؛ پ: انجام راهنمایی مراجعان و پرهیز از ارجاع آنان به مشاوران حقوقی و عریضه نویسی؛ ت: پاسخگویی مناسب و دقیق به مراجعان.
شاخص نظارت و بازرسی در صورتی که متضمن وقوع تخلف یا مربوط به سایر شاخصهای مندرج در این دستورالعمل باشد براساس شاخص مربوط در ارزیابی دفتر لحاظ می‌شود لیکن گزارشهای بازرسی در سایر موارد به شرح ذیل در ارزیابی و تعیین رتبه دفتر اعمال می‌گردد: الف همکاری مناسب با بازرسان؛ ب: نصب و دسترسی مراجع نظارتی به دوربین مداربسته دفتر؛ پ: احراز شرایط تشویق مطابق دستورالعمل نظارت و بازرسی.
شاخص ارائه خدمات رایگان و معاضدتی در راستای ارتقاء جایگاه و مسئولیت اجتماعی دفاتر، به شرح ذیل تعیین می‌شود الف: مشارکت در طرح خدمات جهادی ب: ارائه خدمات رایگان به افراد مشمول معافیت از هزینه خدمات ب: ارائه خدمات در زندان ت: دریافت هزینه خدمات کمتر از تعرفه.
شاخص تعامل سازمانی و مشارکت در طرحهای آزمایشی با توجه به اینکه ارتقاء کیفیت و توسعه خدمات یکی از اهداف و تکالیف مقرر در حوزه خدمات الکترونیک قضائی محسوب می‌شود تعامل سازمانی و مشارکت دفاتر در اجرای طرحهای آزمایشی نقش مؤثری در رسیدن به این دستاوردها دارد. لذا اقدامات موثر در این مورد به شرح ذیل حائز امتیاز می باشد: الف: همکاری با معاونت فناوری استان در اجرای طرح های مرتبط با سیاستهای تعیین شده در حوزه خدمات الکترونیک قضایی ب: فعالیت موثر و تعامل سازمانی با دستگاههای اجرائی در راستای اجرای مأموریتهای سازمانی از جمله حفظ حقوق عامه تحت نظارت معاونت فناوری استان پ: همکاری با معاونت خدمات و معاونت فناوری استان در جهت اجرای طرح های آزمایشی در راستای ارتقاء و توسعه خدمات الکترونیک قضایی؛ ت: همکاری با کانون در جهت اجرای وظایف و تکالیف قانونی از جمله نمایندگی و انجام امور مربوطه در استان.
شاخص مدیریت منابع انسانی باید مورد توجه ویژه مدیران بوده و اقدامات زیر به منظور مدیریت منابع انسانی متضمن امتیازات تعیین شده میباشد الف: توانمند سازی کارکنان با ایجاد دسترسی به منابع و متون علمی آموزشی؛ ب: افزایش مهارت کارکنان با استفاده از کارگاههای آموزشی؛ ب: میزان تحصیلات و سابقه کارکنان ت: حسن خلق و رفتار کارکنان ث: ثبات و امنیت شغلی کارکنان.
شاخص سوابق انتظامی و قضایی به عنوان معیار امنیت و اعتماد به مدیران از اهمیت قابل توجهی برخوردار است. از این رو نداشتن سابقه محکومیت انتظامی یا قضائی در دوره ارزیابی موجب خواهد شد دفتر حائز امتیاز کامل (۱۰۰) از این بخش شود. لیکن در صورت وجود سابقه در آن دوره به استثنای مواردی که موجب لغو پروانه می‌شود به ترتیب زیر از امتیاز فوق کسر می‌گردد: الف: محکومیت قطعی به جرائم درجه یک تا سه ماده ۱۹ قانون مجازات اسلامی (تنزل رتبه تا دو درجه) ب: محکومیت قطعی به جرائم عمدی درجه چهار تا هشت موضوع ماده مذکور (۴۰-)؛ پ: محکومیت انتظامی درجات یک تا چهار (۲۰) ت: محکومیت درجه پنج (۳۰) ث: محکومیت درجه شش (۵۰)
شاخص نوآوری و خدمات ویژه به منظور تشویق مدیران دفاتر برای تلاش جهت نوآوری و بهبود خدمات، حائز امتیاز این شاخص به شرح ذیل می باشد الف: خدمات ویژه مانند ارائه آموزشهای تصویری یا مکتوب جهت ارتقاء دانش حقوقی مراجعان ب: ساختار سازمانی مناسب برای بهبود فرآیندها و افزایش کارآیی و بهره وری ۱۰- شاخص رعایت امنیت اطلاعات و حفظ حریم خصوصی اشخاص که به شرح ذیل امتیاز این شاخص تعیین می‌گردد: الف رعایت اصول حفاظتی و امنیت محل دفتر از ورود اشخاص غیر مجازه ب: استفاده از ابزارهای مناسب و امن برای جلوگیری از دسترسی افراد به تجهیزات رایانه ای دفتر؛ ب: تأمین نرم افزارهای مناسب جهت مقابله با بدافزارهای رایانه ای ت: استفاده از ارتباط امن جهت تبادل اطلاعات با مراجعان ۱۰- شاخص فضای اداری و تامین محیط مناسب جهت ارائه خدمات به مراجعان بعنوان یکی از معیارهای مهم ارزیابی دفاتر به شمار می آید در این راستا امتیازات مربوط به این شاخص به شرح ذیل تعیین می‌گردد: الف: چیدمان باجه ها و تجهیزات اداری مناسب ب: رعایت آراستگی ظاهر و پوشش مناسب اسلامی پ: استفاده از پوشش واحد قابل شناسایی دارای برچسب اسم و عنوان؛ ت: فضای پذیرایی و انتظار مناسب ث: ثبات و پایداری محل دفتر و دسترسی آسان.

شاخصهای رتبه‌بندی دفاتر براساس تکالیف و اقدامات مشروحه ذیل به طور مستمر یا تویه ای مورد ارزیایی قرار می گیرد.

شاخص قانون مداری و رعایت مقررات و نظامات ابلاغی از سوی مراجع صالح به عنوان یکی از مهمترین عوامل ارتقاء جایگاه دفاتر در قوه قضائیه و سازمان خدماتی کشور محسوب شده و اجزاء آن شامل امور زیر می‌شود: الف: رعایت قوانین و مقررات کشوری؛ ب رعایت دستورالعملهای ابلاغی از سوی مرکز؛ پ رعایت ضوابط و مقررات مربوط به خدمات الکترونیک قضایی؛ ت: التزام به رعایت تصمیمات و دستورات قانونی مراجع قضائی محلی.
شاخص رضایتمندی مراجعان و تلاش در جهت افزایش سرمایه اجتماعی،دفاتر یکی از اموری است که رعایت آن در ارائه خدمات الزامی است. این موضوع از طریق نظر سنجی از مراجعین ارزیابی و شامل موارد زیر می‌شود الف: ارائه خدمات شایسته همراه با سرعت و دقت؛ ب: حفظ حقوق شهروندی و رعایت کرامت مراجعان؛ پ: انجام راهنمایی مراجعان و پرهیز از ارجاع آنان به مشاوران حقوقی و عریضه نویسی؛ ت: پاسخگویی مناسب و دقیق به مراجعان.
شاخص نظارت و بازرسی در صورتی که متضمن وقوع تخلف یا مربوط به سایر شاخصهای مندرج در این دستورالعمل باشد براساس شاخص مربوط در ارزیابی دفتر لحاظ می‌شود لیکن گزارشهای بازرسی در سایر موارد به شرح ذیل در ارزیابی و تعیین رتبه دفتر اعمال می‌گردد: الف همکاری مناسب با بازرسان؛ ب: نصب و دسترسی مراجع نظارتی به دوربین مداربسته دفتر؛ پ: احراز شرایط تشویق مطابق دستورالعمل نظارت و بازرسی.
شاخص ارائه خدمات رایگان و معاضدتی در راستای ارتقاء جایگاه و مسئولیت اجتماعی دفاتر، به شرح ذیل تعیین می‌شود الف: مشارکت در طرح خدمات جهادی ب: ارائه خدمات رایگان به افراد مشمول معافیت از هزینه خدمات ب: ارائه خدمات در زندان ت: دریافت هزینه خدمات کمتر از تعرفه.
شاخص تعامل سازمانی و مشارکت در طرحهای آزمایشی با توجه به اینکه ارتقاء کیفیت و توسعه خدمات یکی از اهداف و تکالیف مقرر در حوزه خدمات الکترونیک قضائی محسوب می‌شود تعامل سازمانی و مشارکت دفاتر در اجرای طرحهای آزمایشی نقش مؤثری در رسیدن به این دستاوردها دارد. لذا اقدامات موثر در این مورد به شرح ذیل حائز امتیاز می باشد: الف: همکاری با معاونت فناوری استان در اجرای طرح های مرتبط با سیاستهای تعیین شده در حوزه خدمات الکترونیک قضایی ب: فعالیت موثر و تعامل سازمانی با دستگاههای اجرائی در راستای اجرای مأموریتهای سازمانی از جمله حفظ حقوق عامه تحت نظارت معاونت فناوری استان پ: همکاری با معاونت خدمات و معاونت فناوری استان در جهت اجرای طرح های آزمایشی در راستای ارتقاء و توسعه خدمات الکترونیک قضایی؛ ت: همکاری با کانون در جهت اجرای وظایف و تکالیف قانونی از جمله نمایندگی و انجام امور مربوطه در استان.
شاخص مدیریت منابع انسانی باید مورد توجه ویژه مدیران بوده و اقدامات زیر به منظور مدیریت منابع انسانی متضمن امتیازات تعیین شده میباشد الف: توانمند سازی کارکنان با ایجاد دسترسی به منابع و متون علمی آموزشی؛ ب: افزایش مهارت کارکنان با استفاده از کارگاههای آموزشی؛ ب: میزان تحصیلات و سابقه کارکنان ت: حسن خلق و رفتار کارکنان ث: ثبات و امنیت شغلی کارکنان.
شاخص سوابق انتظامی و قضایی به عنوان معیار امنیت و اعتماد به مدیران از اهمیت قابل توجهی برخوردار است. از این رو نداشتن سابقه محکومیت انتظامی یا قضائی در دوره ارزیابی موجب خواهد شد دفتر حائز امتیاز کامل (۱۰۰) از این بخش شود. لیکن در صورت وجود سابقه در آن دوره به استثنای مواردی که موجب لغو پروانه می‌شود به ترتیب زیر از امتیاز فوق کسر می‌گردد: الف: محکومیت قطعی به جرائم درجه یک تا سه ماده ۱۹ قانون مجازات اسلامی (تنزل رتبه تا دو درجه) ب: محکومیت قطعی به جرائم عمدی درجه چهار تا هشت موضوع ماده مذکور (۴۰-)؛ پ: محکومیت انتظامی درجات یک تا چهار (۲۰) ت: محکومیت درجه پنج (۳۰) ث: محکومیت درجه شش (۵۰)
شاخص نوآوری و خدمات ویژه به منظور تشویق مدیران دفاتر برای تلاش جهت نوآوری و بهبود خدمات، حائز امتیاز این شاخص به شرح ذیل می باشد الف: خدمات ویژه مانند ارائه آموزشهای تصویری یا مکتوب جهت ارتقاء دانش حقوقی مراجعان ب: ساختار سازمانی مناسب برای بهبود فرآیندها و افزایش کارآیی و بهره وری ۱۰- شاخص رعایت امنیت اطلاعات و حفظ حریم خصوصی اشخاص که به شرح ذیل امتیاز این شاخص تعیین می‌گردد: الف رعایت اصول حفاظتی و امنیت محل دفتر از ورود اشخاص غیر مجازه ب: استفاده از ابزارهای مناسب و امن برای جلوگیری از دسترسی افراد به تجهیزات رایانه ای دفتر؛ ب: تأمین نرم افزارهای مناسب جهت مقابله با بدافزارهای رایانه ای ت: استفاده از ارتباط امن جهت تبادل اطلاعات با مراجعان ۱۰- شاخص فضای اداری و تامین محیط مناسب جهت ارائه خدمات به مراجعان بعنوان یکی از معیارهای مهم ارزیابی دفاتر به شمار می آید در این راستا امتیازات مربوط به این شاخص به شرح ذیل تعیین می‌گردد: الف: چیدمان باجه ها و تجهیزات اداری مناسب ب: رعایت آراستگی ظاهر و پوشش مناسب اسلامی پ: استفاده از پوشش واحد قابل شناسایی دارای برچسب اسم و عنوان؛ ت: فضای پذیرایی و انتظار مناسب ث: ثبات و پایداری محل دفتر و دسترسی آسان.