آیین‌نامه ساماندهی بایگانی راکد، اسناد، اشیاء و اموال آرشیوی قوه قضاییه

تعاریف و اختصارات به کار رفته در این آیین نامه عبارت است از: الف- سند/ اسناد: هر نوع نوشته ای از قبیل اوراق پروندههای،مختومه،دفاتر اسناد اداری و مالی آیین نامه، بخشنامه، مصوبه، مکاتبه، صورتجلسه گزارش نمودار و نیز اسناد غیر مکتوب دیداری و شنیداری مانند عکس کلیشه، فیلم، میکروفیلم میکروکارت و اسناد الکترونیکی که تهیه، تولید صادر یا دریافت شده و به صورت دائم یا غیردائم در تصرف قوه قضاییه است؛ ب- اسناد و پرونده‌های مهم و ملی: سند یا پرونده ای که مفاد و محتوای آن به هر نحو به بحث استیفای حقوق ملت یا آشکار شدن پاره ای از وقایع مهم و ملی کشور کمک میکند. پرونده ها و اوراق راجع به مقامات مهم مملکتی جریان‌های تاریخی،سیاسی اجتماعی و اشخاص مشهور و پرونده‌های قضایی مربوط به قبل از سال ۱۳۲۰ جزء اسناد مهم و ملی تلقی میشود؛ پ- پرونده/ پرونده‌های مختومه: پرونده یا پروندههایی که در مراجع قضایی از قبیل دادسراهای عمومی، انقلاب و نظامی دادگاه‌های حقوقی و کیفری واحدهای اجرای احکام مدنی و کیفری دادگاه‌های تجدید نظر دادگاه عالی انتظامی قضات دیوان عالی کشور دیوان عدالت اداری شوراهای حل اختلاف و سازمانها و نهادهای وابسته به قوه قضاییه با رأی یا تصمیم با دستور مقام صالح بایگانی قطعی (راکدی) شود؛ ت- بایگانی راکد: اداره نگهداری اسناد و پرونده‌های مختومه ث- بایگانی نیمه جاری (موقت): مکانی که در آن تمام اسناد و پرونده‌های قضایی که دستور بایگانی موقت آن از سوی مقام قضایی صادر شده است، نگهداری میشود؛ ج- تاریخ بایگانی: تاریخ صدور دستور بایگانی قطعی اسناد و پرونده ها توسط مقام صالح؛ ج- رقومی سازی: فرایند تبدیل سند کاغذی به سند الکترونیکی اسکن) و یا سایر طرق ممکن ح- کاربرگ: برگ کاغذی یا صفحه الکترونیکی مشتمل بر مشخصات کلی پرونده، شامل کلاسه پرونده، شماره دادنامه، تاریخ صدور، تاریخ بایگانی، تاریخ مختومه شدن موضوع، تعداد اوراق، مشخصات طرفین، مرجع رسیدگی کننده، نتیجه رسیدگی، علت مختومه شدن، درجه اهمیت، دسته بندی پرونده، پیوستها، اموال و اشیاء مرتبط با پرونده، موارد مذکور در ماده ۶ آیین نامه و یک قسمت تحت عنوان بایگانی راکد؛ خ- ساماندهی اسناد: فرایند پالایش، ثبت اطلاعات در سامانه، رقومی سازی انتقال یا امحاء اسناد؛ د- پالایش: فرایند شناسایی و تفکیک انواع اسناد و استخراج و درج اطلاعات آنها در کاربرگ خلاصه وضعیت مربوط؛ ف- سامانه: سامانه بایگانی الکترونیکی؛ ر- سمپ: سامانه مدیریت پرونده‌های قضایی؛ ز- ثبت اطلاعات: فرایند درج اطلاعات اسناد در سامانه و الصاق تصاویر اسناد رقومی شده به آن؛ ز- اشیا و اموال آرشیوی اشیاء و اموالی که از نظر اهمیت ماهیت قدمت یا ارزش تاریخی نگهداری آن ضرورت دارد؛ س- آیین نامه: آیین نامه ساماندهی بایگانی راکد، اسناد، اشیاء و اموال آرشیوی قوه قضاییه؛ ش- هیأت مرکزى: هیأت تشخیص اسناد قوه قضاییه، موضوع ماده ۲ آیین نامه؛ ص- هیأت استانی: هیأت تشخیص اسناد دادگستری استان موضوع ماده ۵ آیین نامه؛ ض- معاونت: معاونت حقوقی و امور مجلس قوه قضاییه؛ ط- سازمان: سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران؛ ظ- شورا: شورای اسناد ملی ایران؛ ع- مرکز حفاظت: مرکز حفاظت و اطلاعات قوه قضاییه؛ غ- مرکز آمار: مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضاییه.

به منظور سیاست گذاری برنامه ریزی و نظارت بر اجرای آیین نامه «هیأت مرکزی با ترکیب اشخاص زیر تشکیل میشود: الف- معاون اول قوه قضاییه رئیس هیأت ب- معاون حقوقی و امور مجلس قوه قضاییه دبیر هیأت پ- دادستان کل کشور ت- معاون راهبردی قوه قضاییه ت- رئیس مرکز حفاظت ج- رئیس مرکز آمار چ- رئیس سازمان.

وظایف و اختیارات هیأت مرکزی به شرح زیر است: الف- سیاست گذاری و تعیین خط مشی مرتبط با آیین نامه ب- تعیین میزان اهمیت و مدت نگهداری پرونده‌های مختومه قطعی ب- تعیین ضوابط انتقال اسناد و پرونده‌های مهم و ملی از مراجع و واحد‌های قضایی ت- تعیین ضوابط ارسال پرونده‌های مختومه ضروری و مهم و ملی حسب مورد به معاونت و یا سازمان ث- تعیین ضوابط ساماندهی اسناد و پرونده‌های اداری و مالی ج- تعیین مرجع و ضوابط امحای اسناد و پرونده‌های مختومه غیرضروری چ- تعیین ضوابط انتقال اشیاء و اموال آرشیوی مرتبط با قوه قضاییه و پیشنهاد تخصیص اعتبار لازم؛ ح- تصویب ضوابط ارائه خدمات آرشیوی برای امور آموزشی پژوهشی، علمی و فرهنگی و غیره و استفاده از بخش خصوصی برای ارائه خدمات فوق خ- پیشنهاد اصلاح آیین نامه به رئیس قوه قضاییه؛ د- سایر اموری که توسط رئیس قوه قضاییه ارجاع می‌شود.

به منظور تسهیل و تسریع اجرای آیین نامه و مصوبات هیأت مرکزی در استانها، «هیأت استانی زیر نظر هیات،مرکزی با ترکیب اشخاص زیر در دادگستری کل استانها تشکیل می‌شود: الف- رئیس کل دادگستری استان رئیس هیأت ب- معاون فناوری اطلاعات و برنامه ریزی دادگستری استان دبیر هیات پ- دادستان مرکز استان ت- مدیر حفاظت و اطلاعات دادگستری استان ث- معاون مالی، پشتیبانی و امور عمرانی دادگستری استان

در واحدهای،قضایی از قبیل دیوان عالی کشور دادستانی کل کشور دیوان عدالت اداری دادگاه عالی انتظامی قضات و دادسرای انتظامی قضات سازمان قضایی نیروهای مسلح و همچنین مرکز حل اختلاف هیات متناظر زیر نظر هیات مرکزی طبق ضوابط آیین نامه تشکیل خواهد شد.

مرجع قضایی مختومه کننده پرونده پیش از صدور دستور،بایگانی ضمن حصول اطمینان از اجرای آراء و تصمیمات قضایی نسبت به موضوعاتی از قبیل موارد زیر حسب مورد تعیین تکلیف و یا نسبت به رفع اثر از آنها اقدام می‌ کند الف- دستور ممنوعیت از معامله و نقل و انتقال ب قرار یا دستور ممنوعیت خروج از کشور پ اموال یا اشیاء مرتبط با پرونده؛ ت پرونده استنادی مطالبه شده ث اسناد قبوض یا وجوه نقدی ج- دستور انسداد حساب بانکی ج- وثایق و تأمین خواسته؛ ح- اشخاص و همچنین موضوعاتی که پرونده نسبت به آنها مفتوح است.

مدیر دفتر شعبه مربوط یا جانشین وی پس از تصمیم مقام قضایی مبنی بر صدور دستور بایگانی قطعی، ضمن کنترل برگ شماری اوراق و مستندات پرونده کاربرگ را در سمپ تکمیل و در مواردی که نسخه کاغذی پرونده به طور فیزیکی ارسال می‌شود رو گرفتی از کاربرگ تهیه و پس از امضاء و مهر به ضمیمه پرونده، به بایگانی راکد ارسال می‌کند موارد مذکور در ماده ۶ آیین نامه باید به تایید قاضی مربوط برسد.

در مواردی که پرونده فاقد کاربرگ بوده یا کاربرگ ناقص یا مخدوش باشد و یا پرونده بدون صدور دستور بایگانی قطعی یا تاییدیه مذکور در ماده ۷ آیین نامه به آن مرجع ارسال گردیده است مسئول یا متصدی بایگانی راکد با ذکر علت از پذیرش پرونده خودداری و آن را حسب مورد برای صدور، تکمیل یا اصلاح کاربرگ یا تعیین تکلیف به مرجع مربوط اعاده و در صورت تکمیل بودن پرونده آن را بر اساس ضوابط در ردیف مربوط بایگانی می‌کند.

پرونده‌های مهم و ملی پس از مختومه شدن و رعایت ماده ۶ آیین نامه و تحویل به بایگانی راکد باید بلافاصله توسط مرجع مذکور رقومی سازی شده و فهرست آنها به معاونت اعلام شود. معاونت پس از بررسی و شناسایی نهایی نسبت به اتخاذ تصمیم در خصوص محل نگهداری پرونده ها با رعایت ضوابط مربوط به،نگهداری موضوع ماده ۱۰ آیین نامه اقدام و پس از سپری شدن مواعد قانونی با اخذ مجوز از هیات مرکزی با رعایت ماده ۲۵ آیین نامه به سازمان ارسال می‌کند. سایر پرونده‌های مختومه پس از انقضای مدت مقرر در دستورالعمل موضوع ماده ۱۵ آیین نامه، طبق ضوابط مقرر در آیین نامه و دستورالعمل آن حسب مورد امحاء و یا به سازمان تحویل داده می‌شود.

نگهداری پرونده‌های بایگانی نیمه جاری (موقت) مطابق دستورالعمل‌های مربوط از جمله دستور العمل ساماندهی و تسریع در اجرای احکام مدنی مصوب ۱۳۹۸ و دستورالعمل ساماندهی واحدهای اجرای احکام کیفری مصوب ۱۳۹۱ رئیس قوه قضاییه خواهد بود این پرونده ها باید جدای از مخزن بایگانی راکد نگهداری شود.

اوراقی که رقومی کردن آنها طبق دستور العمل ماده ۱۵ آیین نامه ضرورت دارد، باید قبل از امحا یا انتقال به معاونت یا سازمان رقومی سازی شود.

دسترسی به اسناد و اوراق رقومی سازی شده از طریق سامانه و به نحوی که سابقه ثبت شده قابل رؤیت و غیر قابل تغییر باشد مجاز است این دسترسی و حدود آن با مجوز مقام صالح و به موجب ضوابط مصوب هیأت مرکزی و با رعایت مقررات مربوط به حفاظت از اطلاعات.، و اسناد دارای طبقه بندی است.

محل نگهداری و ذخیره سازی اطلاعات اسناد و پرونده‌های رقومی سازی شده باید منطبق با استاندارد‌های فنی امنیتی و حفاظتی باشد.

هرگونه تغییر اطلاعات ثبت شده در سامانه فقط با تایید قاضی مربوط امکان پذیر است. تغییر در اطلاعات وارد شده باید به نحوی باشد که سوابق این تغییرات قابل دستیابی و جست وجو باشد.

طبقه و دسته بندی پروندهها حسب درجه اهمیت چگونگی رقومی سازی آنها، تعیین اوراق ضروری پرونده مدت نگهداری و فرایند ساماندهی همچنین استثنائات مربوط به موضوعات یا مصادیقی که باید در محل دیگری نگهداری شود و یا نگهداری و امحاء آنها مستلزم شرایط خاص می باشد و سایر امور مربوط به آیین نامه به موجب دستورالعملی است که ظـرف سـه مـاه پـس از تصویب آیین نامه توسط معاونت با همکاری معاونت‌های راهبردی و،مالی پشتیبانی و امور عمرانی مرکز حفاظت و مرکز آمار تهیه می‌شود و به تصویب رئیس هیات مرکزی می‌رسد.

امور مربوط به اشیاء و اموال دارای ارزش آرشیوی اهدایی به مسئولان قضایی تابع ضوابط «آیین نامه تبادل هدایا با مقامات خارجی مصوب ۱۳۷۰ و اصلاحات بعدی است و دیگر اشیاء متعلق به قوه قضاییه که ارزش آرشیوی،دارد مطابق مقررات و بر اساس ضوابط مصوب هیأت مرکزی نگهداری می‌شود.

أشیاء، اموال مرتبط با پرونده ها مطابق قوانین و مقررات مربوط از جمله «آیین نامه اجرایی شیوه نگهداری اموال توقیف شده مصوب ۱۳۹۴» و دستورالعمل ساماندهی فرآیند توقیف انتقال نگهداری و ترخیص وسایل نقلیه، مصوب ۱۴۰۲ توسط مرجع قضایی تعیین تکلیف می‌شود.

اسناد و پرونده‌های موضوع آیین نامه بر اساس سطح دسترسی برای ارائه خدمات آرشیوی به ۳ طبقه زیر تقسیم می‌شود: طبقه اول: افشاء و بهره برداری از آنها منافع عمومی و امنیت ملی را تهدید می‌کند ارائه خدمات آرشیوی در مورد آنها صرفاً پس از انقضای دوره محدودیت امکان پذیر است؛ طبقه دوم افشاء و بهره برداری از آنها حقوق اشخاص را تهدید می‌کند ارائه خدمات آرشیوی در مورد آن ها پیش از انقضای دوره محدودیت منوط به رضایت کتبی از اشخاص ذی نفع خواهد بود؛ طبقه سوم: افشاء و بهره برداری از آنها آسیبی به امنیت مصالح ملی، منافع عمومی و فردی نمی رساند ارائه خدمات آرشیوی بلامانع است.

در صورتی که ملاحظه اصل پرونده و اسناد نگهداری شده در معاونت یا تحویلی به سازمان ضروری باشد، قاضی مربوط ضمن ذکر علت آن در صورتمجلس از مرجع نگهداری کننده مطالبه و پس از بهره برداری بلافاصله به مرجع ارسال کننده اعاده می‌کند در مورد نقل و انتقال پرونده ها مطابق ماده ۳۵ آیین نامه عمل می شود.

اسناد و پرونده‌های مهم و ملی و اشیاء و اموال آرشیوی با رعایت ضوابط قانونی و همکاری سازمان یا دیگر مراکز مربوط، آفت زدایی و در صورت نیاز مرمت می‌شود.

دسترسی اشخاص به اسناد و پروندهها با رعایت قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات مصوب ۱۳۸۸ و آیین نامه ها و شیوه نامه‌های آن خواهد بود.

دسترسی اتباع بیگانه به اطلاعات اسناد و پرونده‌های مهم و ملی ممنوع است، مگر با دستور مقام صالح مربوط بر اساس مصوبات هیأت مرکزی و تأیید مرکز حفاظت.

پرونده‌های دارای اسناد طبقه بندی شده مطابق آیین نامه «طرز نگهداری اسناد سری و محرمانه دولتی و طبقه بندی و نحوه مشخص نمودن نوع اسناد و اطلاعات مصوب ۱۳۵۴» و اصلاحات آن و ضوابط مربوط به حفاظت از اسناد و اطلاعات طبقه بندی شده ابلاغی توسط «شورای عالی امنیت ملی حفاظت و نگهداری می.شود دسترسی،انتقال مدت نگهداری امحاء و به طور کلی اعمال مقررات آیین نامه در مورد اسناد مذکور تابع مصوبات هیأت مرکزی است.

مرکز حفاظت به منظور حفاظت از بایگانی‌های راکد پرونده ها و اسناد مهم و ملی اشیاء و اموال آرشیوی تدابیر امنیتی و حفاظتی لازم را اتخاذ و نواقص و ایراد‌های موجود را حسب مورد به هیأت مرکزی استانی یا هیات‌های موضوع ماده ۵ آیین نامه اعلام و مراتب را تا حصول نتیجه پیگیری می‌نماید. همچنین در کلیه مواردی که نقل و انتقال پرونده ها یا امحاء آنها ضروری باشد، حسب مورد مرکز حفاظت یا حفاظت و اطلاعات دادگستری کل استان و واحد مربوط نظارت لازم را به عمل می آورند.

مرکز آمار مکلف است ظرف شش ماه پس از تصویب آیین نامه به شرح زیر اقدام کند: الف- ایجاد قابلیت‌های لازم برای مشخص کردن طبقه، دسته و مدت نگهداری پرونده‌های ثبت شده در سمپ با در نظر گرفتن امکان تغییر آن توسط مقام صالح؛ ب- فراهم کردن زمینه دسترسی معاونت به سامانه در حدود تکالیف مندرج در آیین نامه؛ پ- فراهم کردن دسترسی به سامانه برای انجام ماموریت‌های ابلاغی به معاونت راهبردی قوه قضاییه؛ ت- پشتیبانی و ذخیره سازی داده ها در محلی امن مطابق ضوابط مربوط و تحت نظر مرکز حفاظت ت تهیه استانداردهای حفاظت و ایمنی با کسب نظر از مرکز حفاظت؛ ج- الکترونیکی کردن کامل فرایند تکمیل کاربرگ خلاصه وضعیت پرونده؛ چ- فراهم سازی شبکه و زیرساخت‌های نرم افزاری و سخت افزاری لازم.

گردآوری، انتقال، مرمت، حفاظت، ثبت، معرفی و نمایش عمومی اسناد، اشیاء و اموالی که دارای ارزش آرشیوی است بر عهده معاونت می.باشد. معاونت مالی، پشتیبانی و امور عمرانی قوه قضاییه مکلف است به منظور فراهم نمودن امکانات لازم تجهیز بایگانی‌ها و ساماندهی اسناد، تهیه مکان مناسب جهت نگهداری اسناد و تشکیل موزه به پیشنهاد هیات مرکزی نسبت به تخصیص و تامین منابع مالی مربوط اقدام کند.

هیات‌های استانی و هیات‌های موضوع ماده ۵ آیین نامه مکلف اند ظرف یک ماه پس از تصویب آیین نامه، فهرست نیازها، چالش‌ها و برنامه‌های خود جهت ساماندهی بایگانی ها را تهیه و برای بررسی به معاونت ارسال کنند و معاونت با همکاری معاونت‌های ذیربط پس از جمع بندی مراتب را جهت اتخاذ تصمیم به هیات مرکزی اعلام می‌کند.

معاونت راهبردی قوه قضاییه اقدامات زیر را به عمل می آورد: الف- در ارزیابی واحد‌های قضایی و روسا و مدیران مربوط ساماندهی پرونده‌های بایگانی و اجرای صحیح و مناسب مفاد آیین نامه را به عنوان یکی از شاخص‌های ارزیابی ملاک عمل قرار می دهد. ب- با همکاری معاونت ظرف حداکثر ۳ ماه پس از تصویب آیین نامه کاربرگ‌های مربوط را تهیه یا اصلاح کند.

معاونت منابع انسانی و امور فرهنگی قوه قضاییه با همکاری معاونت ضمن تهیه محتوای آموزشی مناسب دوره‌های آموزشی لازم را برگزار میکند.

مسئولیت حسن اجرای آیین نامه در واحدهای ستادی و قضایی با عالی ترین مقام آن مرجع و در استانها با رؤسای کل دادگستری استان و نظارت بر اجرای آن در قوه قضاییه با معاونت است. این آیین نامه در ۳۰ ماده و ۱۱ تبصره در تاریخ ۱۵۰۲/۹/۱۴ به تصویب رئیس قوه قضاییه رسید و از تاریخ ابلاغ، لازم الاجرا است از تاریخ لازم الاجرا شدن این آیین نامه آیین نامه اجرایی بند الف ماده ۱۳۱ قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران مصوب ۱۳۸۵ رئیس قوه قضاییه و اصلاحیه و دستورالعمل‌های آن ملغی است. غلامحسین محسنی اژیه- رئیس قوه قضائیه