ماده۵آیین‌نامه اجرایی نظام مستندسازی و اطلاع‌رسانی مناقصاتمصوب ۱۳۵۱ · ماده ۳ از ۲۷

مستندسازی جلسات مناقصه الف ـ در تمام جلسات مناقصه، باید اطلاعات زیر ثبت و مستند شوند:

1. ۱نام و عنوان مناقصه‌گزار.
2. ۲تاریخ و محل تشکیل جلسه.
3. ۳موضوع مناقصه.
4. ۴فهرست مناقصه‌گران، حسب مورد.
5. ۵اسامی و سمت اعضای کمیسیون مناقصه.
6. ۶اسامی حاضران در جلسه.
7. ۷مفاد تصمیم‌ها.
8. ۸توضیحات و پاسخ به پرسشهای مناقصه‌گران در جلسات مربوط به توضیح و تشریح اسناد. ب ـ جلساتی که در فرایند برگزاری مناقصه، حسب مورد تشکیل می‌شوند عبارتند از: ۱ـ جلسه پیش از فراخوان. ۲ـ جلسه گشایش استعلام‌های ارزیابی کیفی مناقصه‌گران. ۳ـ جلسه پایانی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران. ۴ـ جلسه گشایش پیشنهادها در مناقصات یک مرحله‌ای. ۵ ـ جلسه اول گشایش پیشنهادها در مناقصات دو مرحله‌ای (گشایش پاکتهای فنی ـ بازرگانی). ۶ ـ جلسه پایانی ارزیابی پیشنهادهای فنی ـ بازرگانی در مناقصات دو مرحله‌ای. ۷ـ جلسه دوم گشایش پیشنهادها در مناقصات دو مرحله‌ای (گشایش پیشنهادهای مالی). ۸ ـ جلسه توضیح و تشریح اسناد (موضوع ماده «۱۷» قانون). پ ـ صورتجلسات باید در داخل جلسات تهیه شوند و اعضای حاضر کمیسیون مناقصه (یا نمایندگان آنها) و اعضای حاضر کمیته فنی ـ بازرگانی ملزم به امضای صورتجلسات هستند. هر یک از اشخاص یادشده می‌توانند نظر مخالف خود را ضمن امضای صورتجلسه قید کنند. ت ـ ترتیب تهیه صورتجلسه به شرح زیر می‌باشد: ۱ـ ثبت اطلاعات مربوط به جزءهای (۱) تا (۵) بند « ب». ۲ـ ثبت اسامی حاضران در جلسه و امضای آنها. ۳ـ ثبت خلاصه مذاکرات در جلسات توضیح و تشریح اسناد. ۴ـ ثبت تصمیم‌های جلسه. ۵ ـ امضای اعضای ارکان مناقصه حسب مورد.