ماده۶۳آیین نامه اجرایی سازمان زندان ها و اقدامات تامینی و تربیتی کشورمصوب ۱۴۰۰ · ماده ۶۳ از ۳۴۲
هر مؤسسه با ثبت و بهروزرسانی اطلاعات لازم در «سامانه جامع اطلاعات زندانیان» برای هر زندانی یا مددجو سه پرونده اصلی تحت عناوین «پرونده وضعیت»، «پرونده رفتاری» و «پرونده نظارتی» تهیه مینماید. «پرونده وضعیت» مشتمل بر بخشهای فرعی و تخصصی زیر است که در بخش «پذیرش و تشخیص» تشکیل و متعاقباً تکمیل میگردد: الف– «پرونده اجرای احکام» با مسؤولیت واحد امور قضایی مؤسسه؛ ب– «پرونده شخصیت» با مسؤولیت واحد بهداشت و درمان؛ پ– «پرونده سلامت» با مسؤولیت واحد بهداشت و درمان؛ ت– «پرونده مددکاری اجتماعی» شامل بخشهای مالی، خانوادگی، اجتماعی، آموزشی، شغلی و مهارتی، با مسؤولیت واحد اصلاح و تربیت؛
پروندههای فوق باید در مرحله پذیرش و تشخیص بهصورت الکترونیکی توسط کارشناسان ذیصلاح واحد ذیربط تشکیل گردد و تا زمانی که زیرساخت فنی مناسب، برای سامانه الکترونیکی پروندههای مذکور فراهم نشده باشد، الزاماً باید پروندهها بهصورت کاغذی تهیه و نگهداری شود. درهرحال پرونده اجرای احکام به دو صورت الکترونیکی و کاغذی تهیه میگردد؛