ماده۲شیوه نامه بهره برداری از دفتر الکترونیک سردفتر اسناد رسمیمصوب ۱۳۹۳ · ماده ۲ از ۹
سردفتر مکلف است قبل از بهره برداری از دفتر الکترونیک، ذیل آخرین سند ثبتشده در دفتر سردفتر را مسدود نموده و اطلاعات سند مذکور را به همراه تعداد کل دفاتر دستنویس سردفتر، در "فرم بهره برداری از دفتر الکترونیک" که در سامانه تعبیهشده، ثبت و با گواهی امضای الکترونیک خود، صحت آن را تأیید نماید.
چنانچه اسنادی قبلاً در دفتر تحریر شده لیکن به امضای اصحاب سند نرسیده است، سردفتر مکلف است قبل از بهره برداری از دفتر الکترونیک، ذیل آنها را در دفتر دستنویس مسدود نموده و سند مورد تقاضای متعاقدین را مطابق مقررات جدید، در دفتر الکترونیک تنظیم و ثبت نماید. در این حالت استفاده از شماره مرجع پرداخت هزینه سند قبلی، برای سند جدید بلامانع است.
چنانچه پیش از آغاز بهرهبرداری از دفتر الکترونیک، تحریر سند در دفتر سردفتر انجام و شناسه یکتای سند هم از طریق سامانه دریافت شده و اخذ امضاء در دفتر دستنویس نیز صورت گرفته باشد، سردفتر مکلف است حداکثر تا یک ماه پس از بهره برداری از دفتر الکترونیک، تأیید نهایی این اسناد را در سامانه انجام دهد. رعایت مهلت قانونی پنج روز، در خصوص نهایی کردن اسنادی که مستلزم ارسال خلاصه معامله به اداره ثبت هستند، الزامی است.
سردفتران، دفتریاران و کارکنان دفاتر اسناد رسمی، مکلف به حفظ و نگهداری دفاتر دستنویس بوده و هرگونه حذف، اضافه یا تغییر در دفاتر مذکور، مشمول مقررات مواد ۶۲ و ۱۰۰ قانون ثبت اسناد و املاک خواهد بود.
روسای واحدهای ثبتی مکلفند با همکاری کانونها و جوامع سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی استان، با ایجاد گروه های بازرسی مشترک، بر اساس چکلیست تنظیمشده توسط معاونت امور اسناد، نسبت به بررسی روند بهره برداری از دفتر الکترونیک و نیز نحوه حفظ و نگهداری دفاتر دستنویس و همچنین کنترل صحت اطلاعات مندرج در فرم بهره برداری از دفتر الکترونیک، اقدام و مراتب صحت اقدامات را تأیید نمایند.