شیوه نامه بهره برداری از دفتر الکترونیک سردفتر اسناد رسمی

ثبت خدمات تبعی مربوط به اسنادی که قبلاً در دفتر دست‌نویس به ثبت رسیده و سایر مواردی که درج آن در ستون ملاحظات دفتر ضروری است، منحصراً باید در دفتر الکترونیک سردفتر ثبت گردد. سردفتر مکلف است ابتدا اطلاعات سند دست‌نویس سابق را در دفتر الکترونیک سردفتر وارد و سپس نسبت به ثبت خدمات تبعی یا ملاحظات اقدام نماید.

چنانچه اسنادی قبلاً در دفتر تحریر شده لیکن به امضای اصحاب سند نرسیده است، سردفتر مکلف است قبل از بهره‌ برداری از دفتر الکترونیک، ذیل آن‌ها را در دفتر دست‌نویس مسدود نموده و سند مورد تقاضای متعاقدین را مطابق مقررات جدید، در دفتر الکترونیک تنظیم و ثبت نماید. در این حالت استفاده از شماره مرجع پرداخت هزینه‌ سند قبلی، برای سند جدید بلامانع است.

چنانچه پیش از آغاز بهره‌برداری از دفتر الکترونیک، تحریر سند در دفتر سردفتر انجام‌ و شناسه یکتای سند هم از طریق سامانه دریافت شده و اخذ امضاء در دفتر دست‌نویس نیز صورت گرفته باشد، سردفتر مکلف است حداکثر تا یک ماه پس از بهره ‌برداری از دفتر الکترونیک، تأیید نهایی این اسناد را در سامانه انجام دهد. رعایت مهلت قانونی پنج روز، در خصوص نهایی کردن اسنادی که مستلزم ارسال خلاصه معامله به اداره ثبت هستند، الزامی است.

سردفتران، دفتریاران و کارکنان دفاتر اسناد رسمی، مکلف به حفظ و نگهداری دفاتر دست‌نویس بوده و هرگونه حذف، اضافه یا تغییر در دفاتر مذکور، مشمول مقررات مواد ۶۲ و ۱۰۰ قانون ثبت اسناد و املاک خواهد بود.

روسای واحدهای ثبتی مکلفند با همکاری کانون‌ها و جوامع سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی استان، با ایجاد گروه ‌های بازرسی مشترک، بر اساس چک‌لیست تنظیم‌شده توسط معاونت امور اسناد، نسبت به بررسی روند بهره ‌برداری از دفتر الکترونیک و نیز نحوه حفظ و نگهداری دفاتر دست‌نویس و همچنین کنترل صحت اطلاعات مندرج در فرم بهره ‌برداری از دفتر الکترونیک، اقدام و مراتب صحت اقدامات را تأیید نمایند.

نسخه پشتیبان، مختص بایگانی در دفترخانه بوده و تحویل اصل یا تصویر آن به اصحاب سند ممنوع است.

چنانچه امکان اخذ هیچ یک از آثار انگشت دو دست شخص فراهم نباشد، سردفتر مکلف است یکی از آثار انگشت پای شخص را به ترتیب درج‌شده در سامانه، ثبت نماید.

چنانچه به هر علتی، اخذ هیچ یک از آثار انگشت دست و پای شخص امکان‌پذیر نباشد، باید اطلاعات فرد معتمدی که توسط شخص مذکور معرفی می‌ گردد، در سامانه ثبت و اثر انگشت معتمد در دفتر الکترونیک اخذ و ثبت گردد.

سردفتر مکلف است هر یک از آثار انگشت اخذ شده را رؤیت نموده و در صورت عدم شفافیت، مجدداً اثر انگشت اخذ نماید.

ثبت اطلاعات هویتی اشخاص مرتبط با سند در بخش‌های توضیحات یا متون حقوقی سند، ممنوع است.

دفتریار مکلف است پس از تأیید نهایی دفتر الکترونیک توسط سردفتر، با استفاده از گواهی امضای الکترونیک، دفتر سردفتر را امضاء نماید.

اخذ امضاء از اشخاص مرتبط، روی نسخه نهایی سند دریافت شده از سامانه، ممنوع است.

سردفتر مکلف است نسخه الکترونیک اسنادی که به نحو الکترونیک به ثبت رسیده را از سامانه دریافت و به صورت مناسب در محل دفترخانه ذخیره و نگهداری نماید.

سردفتر مکلف است یک نسخه از سند نهایی دریافت شده از سامانه را به همراه نسخه پشتیبان مربوط، به‌صورت مجلدات حاوی یک‌صد سند تنظیم و در محلی مطمئن در دفترخانه نگهداری ‌نماید.