شیوه‌نامه رتبه‌بندی دفاتر اسناد رسمی

تعاریف: الف – سازمان: سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ب – سردفتر: شخص تعریف شده در ماده ۲ قانون دفاتر اسناد رسمی که مسئولیت اداره امور دفتر اسناد رسمی را بر عهده دارد. پ – کانون: کانون سردفتران و دفتریاران ت – دفترخانه: دفتر اسناد رسمی موضوع ماده ۱ قانون دفاتر اسناد رسمی ت – آیین‌نامه: آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال ۱۴۰۰ و اصلاحی آن ج – قانون: قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال ۱۳۵۴ ج – هیات: هیأتی که به منظور رسیدگی به اعتراض در خصوص رتبه سردفتر تشکیل می شود. ح – رتبه: نمره ای است که بر اساس ارزیابی عملکرد عمومی و اختصاصی سردفتر احراز می شود. د – سامانه رتبه‌بندی: سامانه ای است که به منظور رتبه‌بندی دفترخانه بر اساس شاخص‌های موضوع ماده ۵۸ آیین‌نامه مندرج در این شیوه‌نامه تعیین و در بانک جامع اطلاعات سردفتران و دفتریاران بارگذاری می‌گردد.

معاونت توسعه فناوری سازمان مکلف است رتبه هر سردفتر را با توجه به شاخص‌های مربوطه تعیین و به صورت برخط و در سامانه‌های مربوطه برای مشاهده عموم بارگذاری نماید.

رتبه اکتسابی قائم به شخص سردفتر بوده و در صورت انتقال سردفتر، تأثیری در رتبه مذکور نخواهد داشت.

به جهت ایجاد انگیزه و تشویق به کسب شاخص‌های مطلوب و ارتقاء عملکرد سردفتران، کاهش تخلفات و جرائم و شفافیت عملکرد دفاتر، سردفتر حائز رتبه عالی از امتیازات زیر برخوردار است: ۴-۱- ارجاع اسناد دارای تحریر بالاتر از سقف مقرر سالیانه به ترتیب اولویت با هماهنگی اداره کل ثبت اسناد و املاک استان مربوطه و سازمان ۴-۲- اولویت در اخذ ابلاغ کفالت، سیاری، صدور مجوز نقل و انتقال کشتی ها و اسناد زندانیان ۲-۳ ارجاع اسناد تا ۲ برابر بیشتر از سقف مقرر در مورد اسناد دولتی موضوع تصویبنامه شماره ۱/۲۷۷۳۷ – ۱۳۵۶/۱۲/۱ هیأت وزیران.

در صورت اعتراض به رتبه اکتسابی موضوع در هیات استانی متشکل از مدیر کل، معاون امور اسناد مسئول حفاظت اداره کل و رئیس کانون استان بررسی و اتخاذ تصمیم میگردد که در صورت ورود شکایت مراتب به سازمان اعلام تا در سامانه مربوطه اصلاح شود.

پس از اجرای مقدمات فنی این شیوه‌نامه عملکرد سردفتران به طور ماهیانه و بر اساس شاخص‌های زیر مورد ارزیابی واقع و نتیجه آن جهت اطلاع عموم در سامانه‌های مربوطه بارگذاری خواهد شد. الف) شاخص‌های مربوط عدم رضایت مراجعین: برخورد نامناسب سردفتر دفتریار و کارکنان دفترخانه ۵ نمره منفی اخذ وجه اضافی ۳ نمره منفی اخذ وجه به صورت نقدی یا به صورت کارت به کارت ۵ نمره منفی فضای نامناسب دفترخانه ۳ نمره منفی عدم رعایت شئونات ۳ نمره منفی ب) سایر شاخص‌های موثر: هر محکومیت قطعی انتظامی به ترتیب توبیخ کتبی ۱ نمره منفی – جریمه نقدی ۲ نمره منفی – انفصال ۳ تا ۶ ماه ۳ نمره منفی – انفصال ۶ ماه تا ۲ سال ۵ نمره منفی محکومیت به انفصال تبصره دیل ماده ۴۲ قانون دفاتر اسناد رسمی ۳ نمره منفی محکومیت به موجب آراء محاکم قضایی جزای نقدی ۳ نمره منفی – منع اشتغال ۵ نمره منفی عدم حضور سردفتر در محل دفترخانه هر ماه تا ۸ ساعت ۲ نمره منفی و بالای ۸ ساعت ۳ نمره منفی وصول شکایت و گزارش بازرسی مراجع ذیصلاح هر مورد ۱ نمره منفی عدم رعایت الزامات فناوری اطلاعات سازمان از جمله عدم به‌روزرسانی سیستم و عدم رفع آلودگی آن 6 نمره منفی

از نمره ۱۰۰ اختصاص یافته به سردفتران مشمول رتبه متوسط مختص دفاتر دارای ۵۰ تا ۷۰ نمره. رتبه خوب دفاتر دارای نمره ۷۱ تا ۸۵ و رتبه عالی دفاتر دارای نمره ۸۵ به بالا خواهد بود.

نتیجه ارزیابی سردفتران اسناد رسمی تا بیستم اسفند ماه هر سال توسط سازمان به کانون سردفتران و دفتر باران مرکز اعلام می‌گردد.

سردفتر مکلف است رتبه مکتسبه را در دید مراجعین الصاق نماید.

در صورت اقتضاء شاخص‌ها و امتیازات مقرر در این شیوه‌نامه توسط سازمان مورد تجدید نظر قرار خواهد گرفت.

این شیوه‌نامه در ۱۱ ماده و ۴ تبصره به تصویب رسید. حسن بابایی