در این آییننامه، اصطلاحات زیر در معانی مشروح مربوط به کار میروند:
- دستگاه اجرایی: دستگاههای اجرایی موضوع ماده (۵) قانون مدیریت خدمات کشوری ـ مصوب ۱۳۸۶ ـ.
- هدایای مصرفی: هدایایی که به طور معمول مصرفی است؛ از قبیل انواع خوراکی، عطر، لباس و پارچه که نگهداری آنها به صورت دائم در موزه ممکن نباشد و سایر اقلامی که به تشخیص مقام مجاز دارای ارزش ریالی یا ویژگی خاص موزهای نیستند و قابلیت فروش به نفع دولت جمهوری اسلامی ایران را ندارند.
- هدایای غیر مصرفی: اقلام با دوامی که بدون تغییر محسوس و از دست دادن ویژگیهای اصلی بتوان آنها را در موزه نگهداری کرد؛ از جمله هدایای منحصر به فرد و کتابهای خطی که واجد جنبه موزهای یا ارزش ویژه فرهنگی هستند.
- هدایای اعطایی به مقامات خارجی: آثار ساخته و پرداخته دست هنرمندان و نخبگان کشور به نحوی که بیانگر دستاوردهای علمی و پیام آور فرهنگ و هنر ایرانی اسلامی باشد و به ترتیبی انتخاب شوند که متناسب با جایگاه، ویژگی شخصی مقام خارجی، آداب و رسوم و برخورد متقابل کشور خارجی، دارای جنبه یادبود و یا نشان خاصی از کشور باشد.
- کارگروه: کارگروه موضوع ماده (۲) این آییننامه.
- سامانه: زیرسامانهای ذیل پایگاه اطلاعات کارکنان نظام اداری (پاکنا).
- مقام مجاز: رییسجمهور، معاون اول رییسجمهور، معاونان رییسجمهور، وزراء، رییس دستگاه اجرایی یا مقام مجاز از طرف وی.