ماده۲آیین‌نامه اجرایی نظام مستندسازی و اطلاع‌رسانی مناقصاتمصوب ۱۳۵۱ · ماده ۱ از ۲۷

تعاریف الف ـ دراین تصویب‌نامه واژه‌ها و عبار‌‌ت‌های زیر به جای واژه‌ها و عبارت‌های مشروح مربوط به کار می‌روند:

قانون: قانون برگزاری مناقصات.
سازمان: سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور.
مستندسازی: فرایندی که در آن اسناد مناقصه، صورتجلسات و اطلاعات مربوط به تصمیم‌ها و اقدام‌های انجام شده در مراحل مناقصه، ثبت و نگهداری می‌شوند.
اطلاع‌رسانی: فرایندی که در آن اطلاعات مقرر در بند « الف» ماده (۲۳) قانون در اختیار عموم قرار داده می شود.
خلاصه اسناد: اطلاعاتی که به منظور آگاهی مناقصه‌گران از موضوع مناقصه، طبق ماده (۴) این آیین‌نامه ثبت و منتشر می‌شود.
نظام اطلاع‌رسانی: سامانه‌هایی که به منظور اطلاع‌رسانی مناقصات از سوی سازمان ایجاد می‌شود.
نظام مستندسازی: سامانه‌هایی که به منظور مستندسازی مناقصات از سوی سازمان ایجاد می‌شود.
دستگاه مرکزی: واحد مرکزی دستگاه‌های موضوع بند « ب» ماده (۱) قانون که طبق مقررات وظیفه راهبری واحدهای تابعه را بر عهده دارند.
بانک اطلاعات مناقصات: سامانه‌هایی که مستندهای الکترونیکی مناقصات در آن نگهداری می‌شود.
پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات: سامانه‌هایی (موضوع بند « ت» ماده «۳۰» این آیین‌نامه) که به واسطه آن، دسترسی به مستندهای الکترونیکی تمام مناقصات ممکن می‌شود.
نشانی: محلی حقیقی یا اعتباری که برای دریافت و تحویل مراسلات و مکاتبات تعیین می‌شود.
فراخوان مناقصه: سندی که به صورت آگهی یا دعوتنامه، با رعایت ماده (۱۳) قانون، به اطلاع مناقصه‌گران رسانده می‌شود.
آگهی ارزیابی: فراخوان برای ارزیابی کیفی مناقصه‌گران که در روزنامه‌های کثیرالانتشار منتشر می‌شود.
آگهی مناقصه: فراخوان عمومی که با رعایت بندهای « ب» و « ج» ماده (۱۳) قانون، به منظور توزیع اسناد مناقصه آگهی می‌شود.
دعوتنامه: فراخوانی که از طریق پست سفارشی، تلکس، پست الکترونیک یا نظایر آن با رعایت ماده (۲۲) قانون، به نشانی مناقصه‌گران ارسال می‌شود.
استعلام: کاربرگ یا کاربرگهایی است که به طور یکسان به مناقصه‌گران ارسال و اطلاعات مورد نیاز از آنها دریافت می‌شود.
ارکان برگزاری مناقصه: مناقصه‌گزار (موضوع بند « ب» ماده «۲» قانون)، کمیسیون مناقصه (موضوع ماده «۵» قانون)، کمیته فنی ـ بازرگانی (موضوع بند « د» ماده «۲» قانون)، هیأت ترک مناقصه (موضوع ماده « ۲۸» قانون) و هیأت رسیدگی به شکایات (موضوع ماده «۷» قانون).
بایگانی اسناد مناقصه: فرایندی که در آن همه اسناد مناقصه به صورت مکتوب و به نحوی مطمئن در دستگاه مناقصه‌گزار ثبت و نگهداری می‌شود.
ثبت: فرایندی که در هنگام ایجاد یا تغییر داده‌ها، به ذخیره‌سازی اطلاعات در بایگانی مکتوب، بانک اطلاعات یا پایگاه اطلاع‌رسانی منجر شود.
مشاور: شخص حقیقی یا حقوقی واجد شرایط برای خدمات مهندسی مشاور و مشاوره فنی ـ بازرگانی مشتمل بر مطالعه، طراحی یا مدیریت بر طرح و اجرا و نظارت یا هر نوع خدمات مشاوره‌ای و کارشناسی (به شرح مندرج در آیین‌نامه اجرایی بند « هـ» ماده « ۲۹» قانون).
مدیر طرح: شخص حقوقی که طی قرارداد مشخص، وظایف مدیریت بر انجام تعهدهای موضوع مناقصه را بر عهده می‌گیرد.(برای معاملات کمتر از پنجاه برابر نصاب معاملات متوسط شخص حقیقی نیز از سوی مناقصه‌گزار می‌تواند انتخاب شود.)
قیمت ترازشده: قیمت متناسب با کیفیت تعیین شده در اسناد مناقصه (موضوع بند « الف» ماده «۲» قانون) که در مناقصات دو مرحله‌ای با لحاظ نمودن اثر کیفیت در قیمت تعیین می‌شود.
جریان اطلاعات: جابجایی داده‌ها که موجب ثبت، انتقال و دسترسی به اطلاعات لازم در سامانه اطلاع‌رسانی مناقصات می‌شود.
دوره اطلاع‌رسانی بر خط: دوره زمانی که مستندهای مناقصات در پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات به صورت برخط جریان دارد.
پاک کردن: حذف دائمی داده‌ها از بانک اطلاعات یا پایگاه اطلاع‌رسانی مناقصات.
کنترل خطا: عملیاتی که برای تشخیص و تعیین اختلاف بین مستندها و داده‌های ارسالی و دریافتی در محیط بانک اطلاعات یا پایگاه اطلاع‌رسانی مناقصات انجام می‌شود.
دسترسی آزاد: دسترسی بدون رمز عبور، فاقد محدودیت و بدون هزینه تمام متقاضیان به اطلاعات موجود و مورد نیاز.
ریسـک: متغیری با دو ویژگی احتمال وقوع و تأثیر که می‌تواند حصول نیازمندیهای سامانه را به مخاطره اندازد.
ریسک مستقیم: ریسکی که سامانه بر روی آن کنترل دارد.
ریسک غیرمستقیم: ریسکی که سامانه بر روی آن کنترل اندک داشته یا فاقد کنترل باشد.
پرهیز از ریسک: فعالیتی که از طریق سازماندهی سامانه به منظور پیشگیری از وقوع ریسک به انجام می‌رسد.
دفع ریسک: فعالیتی که از طریق سازماندهی مجدد سامانه، به منظور پرهیز از تحمل ریسک توسط استفاده‌کنندگان انجام می‌شود.
امنیت اطلاع‌رسانی: ویژگی که به واسطه آن سامانه اطلاع‌رسانی، عملکرد درست و به صورتی مطمئن (بدون ریسک) داشته باشد.
نقش: مسئولیتهای مستقیم و غیرمستقیم در نظام مستندسازی و اطلاع‌رسانی مناقصات.
خروجی: بخشی از اطلاعات که در یک فرایند تولید، جایگزین یا استفاده شود.
فعالیت: کاری که در اجرای یک نقش خاص انجام می‌شود و به خروجی می‌انجامد.
دروازه اطلاع‌رسانی/ پورتال: سامانه‌هایی برای مدیریت متمرکز اطلاعات و ارائه خدمات اطلاعاتی روزآمد به کاربران که از طریق استاندارد نمودن جستجو، ایجاد محتوای اطلاعاتی، تشکیل گروه‌های کاربری هم‌سنخ و سفارشی کردن نیازهای اطلاعاتی ایجاد می‌شود.
راهنمای کاربرد: سندی که در آن نقش‌ها، فعالیت‌ها، خروجی‌ها و جریان کار یک فرایند برای کاربران تشریح شده باشد.
کاربرگ/ فرم: نوعی صفحه کاغذی یا الکترونیکی مورد استفاده در تنظیم اسناد و اطلاعات قابل ذخیره، که در روی آن فضاهایی برای وارد کردن اطلاعات و مشخصات در نظر گرفته شده باشد.
ارسال قابل تصدیق: ارسال مکاتبات و اسناد مرتبط با مناقصه از طریق پست سفارشی، تلگرام، تلکس و نظایر آن (موضوع ماده «۲۲» قانون) که جز در موارد تغییر نشانی یا محل، متضمن دلایل و نشانه‌های وصول مرسوله باشد.
مدیر پایگاه: شخصی که برای مدیریت پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات از سوی سازمان تعیین می‌شود. ب ـ معادلها و اختصارات: معادلها و اختصارات در این آیین‌نامه به شرح زیر می‌باشد: ۱ـ برخط: Online 2ـ نقش: Role 3ـ خروجی: Output 4ـ ارزیابی کیفی: Pre – qualification 5 ـ استعلام ارزیابی کیفی: RFQ = Request for Qualification 6 ـ درخواست پیشنهاد: RFP = Request For Proposal 7ـ پیشنهاد فنی: TP = Technical Proposal 8 ـ پیشنهاد مالی: FP = Financial Proposal 9ـ فعالیت: Activity 10 ـ پاک کردن: Erase 11ـ کاربرگ: Form 12ـ کنترل خطا: error checking 13ـ راهنمای کاربرد: OM = operations manual 14ـ دروازه اطلاع‌رسانی/ پورتال: Portal 15ـ نسخه پشتوانه اطلاعات: Backup 16ـ خدمت‌رسان پست الکترونیک مرکزی: Centeral Mail Server پ ـ سایر اصطلاحاتی که در این آیین‌نامه به کار رفته، به ترتیب بر اساس قانون برگزاری مناقصات، قانون محاسبات عمومی کشور، قانون تجارت الکترونیک و سایر قوانین تعریف و تفسیر می‌شوند. فصل دوم ـ نظام مستندسازی مناقصات ماده۳ـ فرایند مستندسازی مناقصه الف ـ فرایند مناقصه در تمام مراحل حسب مورد باید مستندسازی شود این مراحل عبارتند از: ۱ـ مستندسازی جلسات مناقصه. ۲ـ مستندسازی پیش از فراخوان. ۳ـ مستندسازی فراخوان. ۴ـ مستندسازی ارزیابی شکلی پیشنهادها. ۵ ـ مستندسازی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران. ۶ ـ مستندسازی گشایش پیشنهادها و تعیین برنده مناقصه در یکی از انواع زیر: ۶ ـ۱ـ مناقصات یک مرحله‌ای. ۶ ـ۲ـ مناقصات دو مرحله‌ای، شامل: ۶ ـ۲ـ۱ـ مرحله ارزیابی فنی ـ بازرگانی پیشنهادها. ۶ ـ۲ـ۲ـ مرحله ارزیابی مالی پیشنهادها. ۷ـ مستندسازی پس از تعیین برنده مناقصه. ۸ ـ مستندسازی دوره اجرای موضوع مناقصه. ب ـ پیاده‌سازی نظام مستندهای مناقصات طی ترتیبات زیر انجام می‌شود: ۱ـ مستندسازی مکتوب: شامل تهیه مستندهای لازم به صورت مکتوب و بایگانی آنها در پرونده‌های مستقل و منظم که از تاریخ ابلاغ این آیین‌نامه باید اجرا شود. ۲ـ مستنـدسازی الکترونیکی: شـامـل ثبت نشـانی الکترونیکـی در پایگاه ملـی اطلاع‌رسانی مناقصات، ارسال و ثبت اطلاعات مناقصات در بانک اطلاعات مناقصات می‌باشد.

قانون: قانون برگزاری مناقصات.
سازمان: سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور.
مستندسازی: فرایندی که در آن اسناد مناقصه، صورتجلسات و اطلاعات مربوط به تصمیم‌ها و اقدام‌های انجام شده در مراحل مناقصه، ثبت و نگهداری می‌شوند.
اطلاع‌رسانی: فرایندی که در آن اطلاعات مقرر در بند « الف» ماده (۲۳) قانون در اختیار عموم قرار داده می شود.
خلاصه اسناد: اطلاعاتی که به منظور آگاهی مناقصه‌گران از موضوع مناقصه، طبق ماده (۴) این آیین‌نامه ثبت و منتشر می‌شود.
نظام اطلاع‌رسانی: سامانه‌هایی که به منظور اطلاع‌رسانی مناقصات از سوی سازمان ایجاد می‌شود.
نظام مستندسازی: سامانه‌هایی که به منظور مستندسازی مناقصات از سوی سازمان ایجاد می‌شود.
دستگاه مرکزی: واحد مرکزی دستگاه‌های موضوع بند « ب» ماده (۱) قانون که طبق مقررات وظیفه راهبری واحدهای تابعه را بر عهده دارند.
بانک اطلاعات مناقصات: سامانه‌هایی که مستندهای الکترونیکی مناقصات در آن نگهداری می‌شود.
پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات: سامانه‌هایی (موضوع بند « ت» ماده «۳۰» این آیین‌نامه) که به واسطه آن، دسترسی به مستندهای الکترونیکی تمام مناقصات ممکن می‌شود.
نشانی: محلی حقیقی یا اعتباری که برای دریافت و تحویل مراسلات و مکاتبات تعیین می‌شود.
فراخوان مناقصه: سندی که به صورت آگهی یا دعوتنامه، با رعایت ماده (۱۳) قانون، به اطلاع مناقصه‌گران رسانده می‌شود.
آگهی ارزیابی: فراخوان برای ارزیابی کیفی مناقصه‌گران که در روزنامه‌های کثیرالانتشار منتشر می‌شود.
آگهی مناقصه: فراخوان عمومی که با رعایت بندهای « ب» و « ج» ماده (۱۳) قانون، به منظور توزیع اسناد مناقصه آگهی می‌شود.
دعوتنامه: فراخوانی که از طریق پست سفارشی، تلکس، پست الکترونیک یا نظایر آن با رعایت ماده (۲۲) قانون، به نشانی مناقصه‌گران ارسال می‌شود.
استعلام: کاربرگ یا کاربرگهایی است که به طور یکسان به مناقصه‌گران ارسال و اطلاعات مورد نیاز از آنها دریافت می‌شود.
ارکان برگزاری مناقصه: مناقصه‌گزار (موضوع بند « ب» ماده «۲» قانون)، کمیسیون مناقصه (موضوع ماده «۵» قانون)، کمیته فنی ـ بازرگانی (موضوع بند « د» ماده «۲» قانون)، هیأت ترک مناقصه (موضوع ماده « ۲۸» قانون) و هیأت رسیدگی به شکایات (موضوع ماده «۷» قانون).
بایگانی اسناد مناقصه: فرایندی که در آن همه اسناد مناقصه به صورت مکتوب و به نحوی مطمئن در دستگاه مناقصه‌گزار ثبت و نگهداری می‌شود.
ثبت: فرایندی که در هنگام ایجاد یا تغییر داده‌ها، به ذخیره‌سازی اطلاعات در بایگانی مکتوب، بانک اطلاعات یا پایگاه اطلاع‌رسانی منجر شود.
مشاور: شخص حقیقی یا حقوقی واجد شرایط برای خدمات مهندسی مشاور و مشاوره فنی ـ بازرگانی مشتمل بر مطالعه، طراحی یا مدیریت بر طرح و اجرا و نظارت یا هر نوع خدمات مشاوره‌ای و کارشناسی (به شرح مندرج در آیین‌نامه اجرایی بند « هـ» ماده « ۲۹» قانون).
مدیر طرح: شخص حقوقی که طی قرارداد مشخص، وظایف مدیریت بر انجام تعهدهای موضوع مناقصه را بر عهده می‌گیرد.(برای معاملات کمتر از پنجاه برابر نصاب معاملات متوسط شخص حقیقی نیز از سوی مناقصه‌گزار می‌تواند انتخاب شود.)
قیمت ترازشده: قیمت متناسب با کیفیت تعیین شده در اسناد مناقصه (موضوع بند « الف» ماده «۲» قانون) که در مناقصات دو مرحله‌ای با لحاظ نمودن اثر کیفیت در قیمت تعیین می‌شود.
جریان اطلاعات: جابجایی داده‌ها که موجب ثبت، انتقال و دسترسی به اطلاعات لازم در سامانه اطلاع‌رسانی مناقصات می‌شود.
دوره اطلاع‌رسانی بر خط: دوره زمانی که مستندهای مناقصات در پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات به صورت برخط جریان دارد.
پاک کردن: حذف دائمی داده‌ها از بانک اطلاعات یا پایگاه اطلاع‌رسانی مناقصات.
کنترل خطا: عملیاتی که برای تشخیص و تعیین اختلاف بین مستندها و داده‌های ارسالی و دریافتی در محیط بانک اطلاعات یا پایگاه اطلاع‌رسانی مناقصات انجام می‌شود.
دسترسی آزاد: دسترسی بدون رمز عبور، فاقد محدودیت و بدون هزینه تمام متقاضیان به اطلاعات موجود و مورد نیاز.
ریسـک: متغیری با دو ویژگی احتمال وقوع و تأثیر که می‌تواند حصول نیازمندیهای سامانه را به مخاطره اندازد.
ریسک مستقیم: ریسکی که سامانه بر روی آن کنترل دارد.
ریسک غیرمستقیم: ریسکی که سامانه بر روی آن کنترل اندک داشته یا فاقد کنترل باشد.
پرهیز از ریسک: فعالیتی که از طریق سازماندهی سامانه به منظور پیشگیری از وقوع ریسک به انجام می‌رسد.
دفع ریسک: فعالیتی که از طریق سازماندهی مجدد سامانه، به منظور پرهیز از تحمل ریسک توسط استفاده‌کنندگان انجام می‌شود.
امنیت اطلاع‌رسانی: ویژگی که به واسطه آن سامانه اطلاع‌رسانی، عملکرد درست و به صورتی مطمئن (بدون ریسک) داشته باشد.
نقش: مسئولیتهای مستقیم و غیرمستقیم در نظام مستندسازی و اطلاع‌رسانی مناقصات.
خروجی: بخشی از اطلاعات که در یک فرایند تولید، جایگزین یا استفاده شود.
فعالیت: کاری که در اجرای یک نقش خاص انجام می‌شود و به خروجی می‌انجامد.
دروازه اطلاع‌رسانی/ پورتال: سامانه‌هایی برای مدیریت متمرکز اطلاعات و ارائه خدمات اطلاعاتی روزآمد به کاربران که از طریق استاندارد نمودن جستجو، ایجاد محتوای اطلاعاتی، تشکیل گروه‌های کاربری هم‌سنخ و سفارشی کردن نیازهای اطلاعاتی ایجاد می‌شود.
راهنمای کاربرد: سندی که در آن نقش‌ها، فعالیت‌ها، خروجی‌ها و جریان کار یک فرایند برای کاربران تشریح شده باشد.
کاربرگ/ فرم: نوعی صفحه کاغذی یا الکترونیکی مورد استفاده در تنظیم اسناد و اطلاعات قابل ذخیره، که در روی آن فضاهایی برای وارد کردن اطلاعات و مشخصات در نظر گرفته شده باشد.
ارسال قابل تصدیق: ارسال مکاتبات و اسناد مرتبط با مناقصه از طریق پست سفارشی، تلگرام، تلکس و نظایر آن (موضوع ماده «۲۲» قانون) که جز در موارد تغییر نشانی یا محل، متضمن دلایل و نشانه‌های وصول مرسوله باشد.
مدیر پایگاه: شخصی که برای مدیریت پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات از سوی سازمان تعیین می‌شود. ب ـ معادلها و اختصارات: معادلها و اختصارات در این آیین‌نامه به شرح زیر می‌باشد: ۱ـ برخط: Online 2ـ نقش: Role 3ـ خروجی: Output 4ـ ارزیابی کیفی: Pre – qualification 5 ـ استعلام ارزیابی کیفی: RFQ = Request for Qualification 6 ـ درخواست پیشنهاد: RFP = Request For Proposal 7ـ پیشنهاد فنی: TP = Technical Proposal 8 ـ پیشنهاد مالی: FP = Financial Proposal 9ـ فعالیت: Activity 10 ـ پاک کردن: Erase 11ـ کاربرگ: Form 12ـ کنترل خطا: error checking 13ـ راهنمای کاربرد: OM = operations manual 14ـ دروازه اطلاع‌رسانی/ پورتال: Portal 15ـ نسخه پشتوانه اطلاعات: Backup 16ـ خدمت‌رسان پست الکترونیک مرکزی: Centeral Mail Server پ ـ سایر اصطلاحاتی که در این آیین‌نامه به کار رفته، به ترتیب بر اساس قانون برگزاری مناقصات، قانون محاسبات عمومی کشور، قانون تجارت الکترونیک و سایر قوانین تعریف و تفسیر می‌شوند. فصل دوم ـ نظام مستندسازی مناقصات ماده۳ـ فرایند مستندسازی مناقصه الف ـ فرایند مناقصه در تمام مراحل حسب مورد باید مستندسازی شود این مراحل عبارتند از: ۱ـ مستندسازی جلسات مناقصه. ۲ـ مستندسازی پیش از فراخوان. ۳ـ مستندسازی فراخوان. ۴ـ مستندسازی ارزیابی شکلی پیشنهادها. ۵ ـ مستندسازی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران. ۶ ـ مستندسازی گشایش پیشنهادها و تعیین برنده مناقصه در یکی از انواع زیر: ۶ ـ۱ـ مناقصات یک مرحله‌ای. ۶ ـ۲ـ مناقصات دو مرحله‌ای، شامل: ۶ ـ۲ـ۱ـ مرحله ارزیابی فنی ـ بازرگانی پیشنهادها. ۶ ـ۲ـ۲ـ مرحله ارزیابی مالی پیشنهادها. ۷ـ مستندسازی پس از تعیین برنده مناقصه. ۸ ـ مستندسازی دوره اجرای موضوع مناقصه. ب ـ پیاده‌سازی نظام مستندهای مناقصات طی ترتیبات زیر انجام می‌شود: ۱ـ مستندسازی مکتوب: شامل تهیه مستندهای لازم به صورت مکتوب و بایگانی آنها در پرونده‌های مستقل و منظم که از تاریخ ابلاغ این آیین‌نامه باید اجرا شود. ۲ـ مستنـدسازی الکترونیکی: شـامـل ثبت نشـانی الکترونیکـی در پایگاه ملـی اطلاع‌رسانی مناقصات، ارسال و ثبت اطلاعات مناقصات در بانک اطلاعات مناقصات می‌باشد.