ماده۴۵آییننامه مالی و معاملاتی دانشگاههای علوم پزشکیماده ۴۵ از ۱۰۶
کلیه اسناد هزینه، خریدها و تعهدات انجام شده حسب مورد باید مدارک مثبته زیر را حسب مورد همراه داشته باشد. مستنداتی که از طریق نرم افزارهای الکترونیکی قابل احصاء و نگهداری هستند جایگزین اسناد کاغذی خواهد شد. الف) خریدهای داخلی
- درخواست خرید
- فاکتور خرید
- رسید انبار یا رسید تحویل مستقیم ودر خصوص مصرف کالا،حواله انبار که به امضاء تحویل گیرنده رسیده باشد
- مدارک مربوط به مناقصه یا ترک تشریفات مناقصه حسب مورد
- دستور پرداخت
- تأییدیه درخواستکننده مبنی بر مطابقت شرایط فنی با درخواست اولیه خرید حسب مورد
- تصویر قرارداد، در مورد خریدهای در قالب قرارداد
- درموارد ضروری تأیید صورتجلسه تحویل کالا و یا نصب، توسط رییس مؤسسه یا مقامات مجاز از طرف ایشان و در مورد واحدهای اجرایی مستقل نیز توسط رییس واحد به منزله صدور رسید انبار / حواله انبار خواهد بود. ب) خریدهای خارجی: 1- درخواست خرید 2- اعلامیه بانک و در موارد جزئی صورت حساب فروشنده 3- مدارک ثبت سفارش وترخیص کالا 4- رسید انبار و در خصوص مصرف کالا،حواله انبار که به امضاء تحویل گیرنده رسیده باشد (در موارد ضروری صورت مجلس تحویل کالا به منزله صدور رسید انبار و حواله انبار می باشد) 4- مدارک مربوط به مناقصه یا ترک تشریفات مناقصه حسب مورد (بجز موارد مندرج در تبصره ماده 55) 5- دستور پرداخت 6- تأییدیه درخواست کننده مبنی بر مطابقت شرایط فنی با درخواست اولیه خرید 7- تصویر قرارداد حسب مورد ج) خدمات قراردادی: 1- صورتحساب و یا صورت وضعیت حسب مورد 2- قرارداد 3- مدارک انجام مناقصه و ترک تشریفات مناقصه حسب مورد 4- ابلاغ افزایش یا کاهش کار 5- تائیدیه رییس مؤسسه یا رییس واحد اجرایی مستقل حسب مورد یا مقامات مجاز مبنی بر انجام موضوع قرارداد حسب شرایط قرارداد 6- ارائه تصفیه حساب طرف قرارداد از سوی مراجع قانونی ذیربط حسب مورد (سازمان تأمین اجتماعی، وزارت امور اقتصادی ودارایی و غیره) 7- ارائه مستندات مبنی بر پرداخت به ذینفع.
خدمات غیر قراردادی: درخواست واحد، صورتحساب، تائیدیه رییس مؤسسه یا رییس واحد اجرایی مستقل یا مقامات مجاز مبنی بر انجام کار، تاییدیه و یا مستندات دریافت وجه. د) پرداختهای پرسنلی از جمله: (حقوق و مزایا، اضافه کار، حقالزحمه کار اضافه کارکنان خارج از شرح وظایف مربوطه و وقت اداری، کمک هزینه رزیدنتها، انترنها، کاردانشجویی، حقالتدریس، حق حضور در جلسه، ماموریتها، کارانه و…) 1- حکم حقوقی 2- دستور پرداخت 3- اخذ گواهی انجام کار جهت تغییرات مقداری و ریالی ماهیانه ازسوی رییس مؤسسه یا مقام مجاز از طرف ایشان یا رییس واحد اجرایی مستقل 4- گواهی بانک حاکی از پرداخت وجه به ذینفع 5- صورتحساب خدمات تشخیصی ودرمانی حسب مورد 6- هزینههای خارج از کشور مامورین اعزامی با امضای رییس مؤسسه یا مقام مجاز از طرف ایشان با ارائه مدارک مستند قابل پرداخت خواهد بود. و) سایر هزینهها شامل: هزینههای دعوتها، پذیراییها، هدایا، تشریفات مؤسسه، ورزشی، مسافرتهای علمی و مسابقات دانشجویان و کارکنان در داخل و خارج از کشور، پروژههای تحقیقاتی، خرید کتب و مجلات (چاپی و الکترونیکی) بلیط الکترونیکی و بلیط هواپیما، کنگرهها، همایشها و کارگاههای آموزشی، شرکت و برگزاری مجامع علمی و نمایشگاههای داخلی و خارجی و هزینههای خانههای بهداشت و فعالیتهای بهداشتی و همچنین حقالزحمه های پرسنلی ناشی از فعالیتهای بهداشتی،آموزشی و پژوهشی و درمانی و اداری مالی که خارج از وظایف مستمر پرسنل و بر اساس درخواست مراجع ذیربط از مؤسسه انجام میپذیرد و در جهت اهداف وزارت بهداشت و درمان و آموزش پزشکی و مؤسسه میباشد بدون رعایت موارد مندرج در این ماده و بر اساس صورتحسابها و یا صورتجلسات و دستورالعمل های اجرایی حسب مورد که به گواهی مسئولان و رییس واحد اجرایی رسیده باشد با مسئولیت رییس واحد هزینهکننده با موافقت رییس مؤسسه یا مقام مجاز از طرف او قابل پرداخت خواهد بود. در مورد واحدهای اجرایی مستقل با تشخیص و مسئولیت رییس واحد اجرایی می باشد.
رییس مؤسسه میتواند در مواردی که پیشبینی نشده مدارک مورد نیاز را تعیین نماید.
پرداختهای مربوط به طرحهای پژوهشی مصوب شورای پژوهش مؤسسه تا سقف اعتبارات حوزه پژوهش مؤسسه از شمول مقررات این آییننامه مستثنی بوده ولیکن این پرداختها باید حسب گزارش مجری طرح، پس از تأیید ناظر و معاون پژوهشی به تائید نهائی رییس مؤسسه یا مقام مجاز از طرف ایشان برسد. ودر مورد آن قسمت از هزینههای انجام شده که در پیشبرد طرح موثر واقع شده حسب گزارش مجری طرح، تأیید ناظر و موافقت رییس مؤسسه یا مقام مجاز از طرف ایشان به هزینه قطعی منظور خواهد شد.